Sistema de Costos por órdenes específicas

De acuerdo a las características y naturaleza del
proceso de producción, las empresas establecen el sistema
para acumular y asociar los costos con la unidad del producto,
con el objeto de satisfacer las necesidades de información
oportuna, confiable y válida que permita a la gerencia la
toma de decisiones apropiadas.

En la presente Unidad se realiza la descripción y
análisis del flujo de los costos en un sistema de
contabilidad de costos por órdenes específicas,
desde el momento que se emite la orden de producción,
hasta la contabilización y determinación de los
costos de la producción terminada, pasando por los tres
momentos del proceso productivo: productos en proceso, productos
terminados y costo de los artículos vendidos.

En el desarrollo de la presente unidad se refleja la
aplicación de los conocimientos adquiridos en los
módulos anteriores en un tipo específico de
empresa, aquellas que fabrican atendiendo a los requerimientos
del cliente.

OBJETIVOS DEL
APRENDIZAJE:

OBJETIVO TERMINAL

Diseñar un sistema de costos por
órdenes específicas para una empresa en
particular

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA UNIDAD

• Definir el sistema de contabilidad de costos por
  órdenes específicas, señalando sus
  objetivos.

• Explicar las características del sistema de
  contabilidad de costos por órdenes
  específicas.

• Describir los flujos de costos en un sistema de
  contabilidad de costos por órdenes específicas,
  indicando los modelos y procedimientos más
  usados.

• Registrar los asientos correspondientes en un
  sistema de contabilidad de costos por órdenes
  específicas

• Estructurar el estado de costos de producción
  y venta normal.

Definición, objetivos,
características, ventajas y desventajas del sistema de
costos por órdenes específicas

La acumulación y clasificación de las
cifras relativas a los costos de producción es tarea de
fundamental relevancia, debido a que permite la
consecución de uno de los objetivos de la contabilidad de
costos: el costeo del producto terminado, de igual manera
constituye una herramienta de apoyo valiosa a la gerencia, porque
suministra la información necesaria para predecir las
consecuencias económicas de sus decisiones.

Los administradores necesitan determinar el costo del
producto, el cual es calculado por los contadores para dos fines:
para la toma de decisiones que permite a los administradores
evaluar sus políticas de precios y los diferentes
productos que se fabrican, y como información financiera
que se refleja en el estado de resultados a través de la
cuenta de costo de venta y como valor de inventario (bienes
terminados y en proceso) en el balance general.

Los sistemas de acumulación y
clasificación de los costos de producción deben
seguir el ciclo de producción y el flujo físico de
los materiales a medida que se reciben, almacenan, consumen y se
convierten en artículos terminados.

El ciclo de producción suele dividirse en tres
fases principales:

– Almacenamiento de materiales

– Proceso de transformación de materiales en
artículos terminados

– Almacenamiento de productos terminados.

Con la finalidad de lograr un mayor control de los
costos de producción, las empresas deben optar por la
utilización de un sistema perpetuo de acumulación,
debido a que el mismo provee información continua sobre
los materiales, productos en proceso y productos terminados,
costo de artículos fabricados y costo de venta, logrando
los objetivos de acumular costos totales, calcular costos
unitarios y mantener en forma continua y permanente (no solo al
final del período, como en el caso del sistema
periódico) información a la gerencia para facilitar
las decisiones de planeación y control.

Existen dos tipos básicos de sistemas perpetuos
de acumulación de costos, clasificados de acuerdo con la
clase de proceso productivo o como señala Neuner (1988)
"de acuerdo con la naturaleza de las operaciones de
fabricación", tales sistemas son el sistema de costos por
órdenes específicas y el sistema de costos por
proceso continuo.

A los efectos de la presente unidad se
desarrollarán aspectos relacionados con el sistema de
costos por órdenes específicas.

Definición:

El sistema de contabilidad de costos por órdenes
específicas, conocido también como sistema de
costos por órdenes de producción, por lotes, por
pedido u órdenes de trabajo, es un sistema de
acumulación de costos de acuerdo a las especificaciones de
los clientes o en algunos casos para ser llevados al
almacén de productos terminados, en el cual los costos que
intervienen en el proceso de producción de una cantidad
específica o definida de productos se acumulan o recopilan
sucesivamente por sus elementos (materiales directos, mano de
obra directa y costos indirectos), los cuales se cargan a una
orden de trabajo, fabricación o producción, sin
importar los periodos de tiempo que implica. Por ejemplo, algunos
trabajos se pueden completar en un periodo corto, mientras que
otros se pueden extender por varios meses.

Este sistema es el más apropiado de utilizar
cuando los productos que se fabrican difieren en cuanto a los
requerimientos de materiales y de costos de conversión; y,
la producción consiste en trabajos o procesos especiales,
según las especificaciones solicitadas por los clientes,
más que cuando los productos son uniformes y el proceso de
producción es repetitivo o continuo. El costo unitario de
producción se obtiene al dividir el costo total de
producción de la orden entre el total de unidades
producidas de esa orden. Entre las industrias que utilizan este
sistema de costeo se encuentran las fábricas de muebles,
artículos domésticos, maquinarias y
constructoras.

Cabe mencionar que, aunque este tema se centra en
empresas manufactureras, la mayoría de empresas de
servicios utilizan el sistema por órdenes como por ejemplo
los talleres de reparación de carros, contratos de
reparaciones y mantenimiento de maquinarias, servicios
médicos, contratos de auditorias, entre otras.

Objetivos:

Sus objetivos pueden resumirse en dos grandes
enunciados:

• ? Acumular costos totales y calcular el costo
  unitario.

• ? Presentar información relevante a la
  gerencia de manera oportuna, para contribuir a las decisiones
  de planeación y control.

Características:

Entre las características del sistema por
órdenes específicas, extraídas de los
diferentes textos de contabilidad de costos, se pueden mencionar
las siguientes:

• ? Acumula y asigna costos a: Trabajos
  específicos, conjunto o lote de productos, un pedido,
  un contrato, una unidad de producción.

• ? Cada trabajo tiene distintas especificaciones
  de producción, por lo tanto los costos son distintos,
  permitiendo reunir, separadamente, cada uno de los elementos
  del costo para cada orden de trabajo terminado o en
  proceso.

• ? Es apropiado cuando la producción
  consiste en trabajos o procesos especiales, más que
  cuando los productos son uniformes.

• ? Posibilita notificar y subdividir la
  producción, de acuerdo a las necesidades de
  producción, control de inventario o la
  dirección de la empresa.

• ? Se trabaja para un mercado especial y no para
  satisfacer un mercado global.

• ? Los materiales directos y la mano de obra
  directa se cargan directamente a cada lote y los costos
  indirectos se asignan sobre alguna base de
  prorrateo.

• ? No se dispone de costos unitarios (Costeo
  Real), hasta que no se termine la orden.

• ? La producción no tiene un ritmo
  constante, ni continuo, por lo que debe existir una
  planificación cuidadosa de la
  producción.

• ? Los costos se acumulan en una hoja de costos,
  considerada el auxiliar de productos en proceso, denominada
  Orden de Producción. Los documentos fuentes en un
  sistema contable representan registros originales que sirven
  de respaldo a los asientos de diario, en el sistema de costos
  por órdenes específicas la orden de
  producción representa el documento fuente que permite
  acumular todos los costos asignados a un trabajo
  específico desde el momento que se inicia hasta su
  culminación. La figura 5.1 muestra el formato de una
  orden de producción, identificándose los
  elementos o información principal que debe
  contener.

Ventajas

• ? Proporciona en detalle el costo de
  producción de cada orden.

• ? Se calcula fácilmente el valor de la
  producción en proceso, representada por aquellas
  órdenes abiertas al final de un periodo
  determinado.

• ? Se podría establecer la utilidad bruta
  en cada orden o pedido.

Desventajas

• ? Su costo administrativo es alto, debido a la
  forma detallada de obtener los costos.

• ? Existe cierta dificultad cuando no se ha
  terminado la orden de producción y se tienen que hacer
  entregas parciales, debido a que el costo de la orden se
  obtiene hasta el final del periodo de
  producción.

Figura 5.1. – Auxiliar de Productos en
Proceso: Orden de Producción

Diagrama de un
sistema de costos por órdenes
específicas

Para iniciar su actividad productiva, las empresas que
utilizan el sistema de costos por órdenes
específicas, requieren emitir una orden de
producción para cada trabajo o lote, cada orden de
producción debe llevar una Hoja de Costos (figura 5.1), en
la cual se registran los costos de materiales directos, mano de
obra directa y costos indirectos requeridos en el proceso de
elaboración de determinada orden o lote conforme se
desarrolla el trabajo. Los gastos de ventas y administrativos,
que se basan en un porcentaje del costo de producción,
fabricación ó manufactura, se especifican en la
hoja de costos para determinar el costo total. Las hojas de
costos se establecen al comienzo del trabajo y permanecen
vigentes hasta que los productos se terminan y se transfieren al
almacén de artículos terminados.

La estructura de las hojas de costos pueden variar de
una empresa a otra; sin embargo, existen datos esenciales que
deben ser recopilados para suministrar la información
requerida por la gerencia. En la figura 5.1 se muestra un modelo
de hoja de costos. Entre los datos principales que deben
incluirse en una hoja de costos se encuentran: número de
la orden u hoja de producción, descripción del
artículo que se va a fabricar y la cantidad, fecha de
iniciación, fecha de terminación, sección de
costos de material directo, mano de obra directa y costos
indirectos y sección de resumen de costos.

Algunos formatos incluyen los gastos de
administración y ventas y el precio de venta de manera que
pueda determinarse fácilmente la utilidad estimada para
cada orden de trabajo o de producción.

Para que un sistema de costos por órdenes
específicas funcione de manera adecuada es necesario
identificar físicamente cada orden de trabajo y separar
sus costos, para lo cual se requiere documentación y
procedimientos que permitan asociar los insumos de
fabricación de un trabajo. Esta necesidad se satisface
mediante el uso de: requisiciones de materiales, separadas para
cada trabajo, para identificar los materiales directos; Boletas
de Trabajo para los costos de mano de obra directa, identificados
por número de orden de trabajo de costos; y bases de
aplicación de costos indirectos identificada con cada
orden de producción (por ejemplo si la base son horas
máquinas entonces se debe establecer la cantidad de horas
máquinas que, en el período, utilizó cada
orden en el proceso productivo)

Al terminar de fabricarse los productos y una vez
anotados todos los costos en la respectiva hoja de costos, se
procede a su liquidación; para ello se totaliza cada una
de las tres columnas que contienen los montos de los elementos
del costo y se suman los totales de las columnas para obtener el
costo total de la orden de producción; posteriormente se
divide este costo total por el número de unidades
fabricadas y se obtiene el costo de cada unidad producida en
dicha orden.

2.1.- MODELOS Y PROCEDIMIENTOS USADOS PARA EL CONTROL
DE LOS COSTOS

El flujo de producción es la forma de explicar
los costos desde el punto en que se incurren, hasta el punto en
que se reconocen como gasto en el estado de resultado, conocer
este flujo en órdenes es de sumo interés, por lo
cual se dará una breve explicación de la
acumulación de los tres elementos del costo (punto
analizado en la unidad II, III y IV), en un sistema de costeo por
órdenes de producción.

Los elementos del costo de producción, en
cualquier sistema de acumulación requieren una adecuada
normativa de control interno, que garantice su integridad y
asignación razonable a las unidades de producto, por lo
tanto, independientemente de ciertas condiciones particulares, la
normativa de control suele ser idéntica en los sistemas de
acumulación de costos, por lo que a continuación se
presentan algunas consideraciones sobre el control necesario para
cada elemento del costo.

El procedimiento de control se inicia cuando el
departamento de ventas emite un pedido para la fabricación
de un producto, este pedido puede responder a los requerimientos
de un cliente en particular o una solicitud interna para mantener
un stock adecuado en almacén de productos terminados. Una
vez que se recibe el pedido el área de producción
debe planificar el proceso de producción, tipo de material
a utilizar, requerimiento de personal, tiempo de entrega, entre
otros. De igual forma se debe informar a contabilidad de costos
para que de apertura al auxiliar de productos en proceso que
permitirá el control del pedido a manufacturar.

Control de
materiales

Como se mencionó en párrafos anteriores la
orden de producción representa el documento fuente en un
sistema de costos por órdenes especificas, pero la
información que se acumula en las órdenes proviene
de documentos fuentes que permiten costear cada partida en forma
individual (materiales, mano de obra y costos indirectos). El
primer elemento del costo lo constituyen los materiales directos,
los cuales de acuerdo a las especificaciones y los procedimientos
de la empresa es solicitado al almacén o bodega para
iniciar el proceso de producción. Esta solicitud se
realiza mediante un documento fuente, denominado
requisición de materiales, que constituye el documento que
proporciona la información sobre la cantidad, tipo y costo
de material a utilizar en producción.

De igual manera la requisición de materiales
indica el destino de los materiales, es decir si en ella se
indica que el material es de uso exclusivo para un trabajo u
orden y por lo tanto se puede asignar de forma sencilla al
proceso, este material lo clasificaremos como material directo.
Por el contrario si el material solicitado es de uso general para
varios procesos o representan suministros de producción se
denominan como material indirecto y/o suministros de
fábrica, el cual de acuerdo a la clasificación
estudiada en módulos anteriores se cataloga como costos
indirectos.

En una empresa manufacturera es considerable o
significativa la cantidad de requisiciones de materiales que se
presentan en un periodo dado, por lo tanto se establece el uso de
un resumen de requisiciones de materiales que facilita el
procedimiento contable de registro en las órdenes y
diario.

A continuación se presentan en forma
sistemática, lógica y secuencial parte de las
actividades, funciones y posibles departamentos que en una
empresa manufacturera deben existir para garantizar un adecuado
control del uso de los materiales en un sistema por
órdenes específicas.

Producción

• Cuando se inicia el proceso productivo, en
  producción se elabora el formulario Solicitud o
  Requisición de Materiales en por lo menos original y
  dos copias.

• Envía el formulario al Almacén de
  Materiales.

Almacén:

• Recibe el formulario, lo completa en los
  ítems de costo unitario y costo total

• Da salida a los materia1es en el submayor
  (Kárdex) de acuerdo al método de
  valuación.

• Envía a producción los materiales,
  junto con el original del formulario de solicitud.

• Preparar el Resumen de Requisiciones de
  Materiales.

• Envía a Contabilidad el Resumen de
  Requisiciones de Materiales

Contabilidad

• Recibe el Resumen de Requisiciones de
  Materiales.

• Realiza el asiento contable, el cual se explica en
  el siguiente punto.

• Afecta la orden de producción en la columna
  de materiales , ya que su encabezado se llenó cuando
  se contrató con el cliente

Control de la
mano de obra

El ciclo de control de la mano de obra es similar al que
se describió para los materiales directos, constituyendo
las boletas de trabajo el documento fuente básico para la
asignación de los costos de mano de obra directa, de
acuerdo al tiempo productivo invertido en las órdenes de
producción.

La función de cronometraje juega un papel
fundamental, debido a que a través de la misma se logra
controlar el tiempo productivo de los trabajadores directos, el
cual debe ser imputado a las respectivas órdenes de
producción donde el trabajador realizó trabajo
manual o activó las máquinas que transforman el
material directo en el nuevo producto. Las boletas de trabajo son
el formulario que permiten dicho control. Con la
información contenida en las tarjetas reloj se puede
elaborar la nómina, ambos formularios permiten realizar
los asientos contables.

Es importante recordar que la mano de obra se clasifica
en mano de obra directa y mano de obra indirecta, por lo tanto es
fundamental que se tome una decisión por cuestiones de
consistencia contable y para el costeo del producto, el
tratamiento (mano de obra directa o mano de obra indirecta) que
tendrán los aspectos relacionados con vacaciones,
días festivos, bonificaciones, tiempo de
preparación, tiempo ocioso, prestaciones sociales, aportes
patronales y apartados patronales correspondientes a la mano de
obra directa.

Generalmente, en las empresas que trabajan por
órdenes específicas, la mano de obra indirecta
suele incluir las siguientes partidas: Jefatura y
supervisión, oficinistas de producción, Tiempo no
productivo, trabajo indirecto del trabajador directo, recargo por
horas extras cuando éstas se realicen al azar. Las horas
extras que surgen por pedidos urgentes de algunos clientes, se
debe considerar mano de obra directa al igual que el recargo por
ellas generado.

Cuando se da inicio a cada trabajo, el trabajador o el
jefe de producción procede a llenar las boletas de
trabajo, indicando la hora de inicio de la labor productiva en
una determinada orden de producción y la hora de
culminación; de esta manera al finalizar un periodo se
hace un análisis de las boletas de trabajo de los obreros,
procediendo a realizar un resumen que indica el tiempo dedicado
por cada trabajador a cada orden o pedido, igualmente se calcula
la tarifa a aplicar por cada hora trabajada, de esta manera se
multiplica el No. de horas por la tarifa correspondiente y se
obtiene el costo por acumular en cada orden de producción.
Luego de registrar el costo correspondiente en cada orden se
efectúa el registro contable.

Control de los
costos indirectos

En un sistema por órdenes específicas es
de fundamental importancia la utilización de la
técnica del costeo normal, debido a que la misma permite
normalizar el costo indirecto en las diferentes unidades de
producción, además contribuye a solventar los
problemas que se presentan con este elemento del costo, como lo
son, entre otros:

• A veces se termina y hasta se vende el producto y
  todavía no se conoce el monto total de costo indirecto
  real, porque por ejemplo no han llegado los recibos a la
  fábrica correspondientes a los servicios como agua,
  electricidad, teléfono, mantenimiento, entre
  otros.

• Existen partidas de costos indirectos que tienen
  diverso comportamiento frente a los volúmenes de
  producción, como lo son costo indirecto variable, fijo
  y mixto.

• Hay meses de alta producción y meses de baja
  producción, donde los productos tendrían costos
  unitarios distintos y distorsionados por efecto de los costos
  indirectos fijos.

Para una ilustración resumida de la
utilización del costeo normal, a continuación se
presentan los procedimientos llevados a cabo antes, durante y al
cierre del período contable, cuando se emplea esta
técnica de predeterminación del costo indirecto con
tasa única.

Procedimiento antes del periodo
contable

Establecer la base de aplicación de los costos
indirectos, o en otras palabras, determinar en que unidad de
medida se va a expresar el volumen de producción, si van a
ser horas máquina, horas hombre, costo mano de obra, costo
de material, unidades de producto, etc.

• Establecer el presupuesto de capacidad (a qué
  volumen va a operar la fábrica, es decir
  cuántas horas o cuántos productos se van a
  fabricar, etc., todo depende de la unidad de medida escogida
  en el punto anterior).

• Establecer el presupuesto de costos indirectos
  (fijo, variable).

• Calcular la tasa predeterminada de costos
  indirectos, dividiendo el presupuesto de de costos indirectos
  por el presupuesto de capacidad o volumen de
  producción expresado en la base escogida.

Procedimiento durante el periodo
contable

• Aplicar los costos indirectos a cada orden de
  producción, multiplicando la tasa predeterminada, por
  el volumen real obtenido en cada orden.

• Registrar los costos indirectos
  aplicados.

• Registrar la costos indirectos realmente incurridos,
  en la cuenta control, y en sus respectivos
  auxiliares.

Procedimiento al cierre del
ejercicio

• Determinación de la sobre o
  sub-aplicación de costos indirectos (comparando los
  costos indirectos reales, con los costos indirectos
  aplicados)

• Determinación de las variaciones ( favorables
  y desfavorables), considerando si las mismas se deben a una
  variación en el presupuesto de costos indirectos, con
  respecto a la costos indirectos realmente incurridos, o una
  variación en la capacidad o volumen de
  producción real, en relación al volumen
  presupuestado.

• Análisis de las variaciones, otorgando
  méritos por las variaciones favorables, cuando sea el
  caso y tratando de corregir fallas e ineficiencias para el
  próximo período, en el caso de las variaciones
  desfavorables.

• Cierre de las variaciones contra el costo de venta,
  por considerar dicha variación insignificante. En
  caso, que la variación sea significativa, su monto
  debe ser distribuido entre toda la producción
  (productos en proceso, productos terminados y productos
  vendidos).

Cierre o
liquidación de la orden de
producción:

Terminada una orden de producción, se procede a
totalizar cada una de las columnas, obteniendo de esta forma el
costo de materiales directos invertidos en dicha orden, de igual
forma el costo de mano de obra y los costos indirectos. Luego se
suman los totales de los tres elementos y obtenemos el costo de
producción de la orden, este total se divide entre el
número de unidades fabricadas en la misma, y resulta el
costo unitario de los productos fabricados en esa
orden.

Este costo se transfiere al almacén de productos
terminados para su posterior entrega o venta. La figura 5.2
corresponde al flujo de producción en un sistema de costos
por órdenes de producción.

Figura 5.2. – Flujo de
producción en el sistema por órdenes
específicas

2.2. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES MÁS
USUALES.

Los registros contables que comúnmente se
consideran en el procedimiento incluyen la compra y uso de
materiales, el registro de los pasivos laborales y
distribución de la nómina, aplicación de los
costos indirectos, liquidación de las órdenes,
venta de las órdenes, registro de los costos indirectos
reales, cierre de las cuentas transitorias de costos indirectos y
apertura de la variación, cierre de la variación de
costos indirectos (considerada insignificante ó
significativa, como se indica a continuación.

En el caso que los costos indirectos reales sean mayores
a los aplicados se presenta una subaplicación de costos
indirectos, de lo contrario, la variación
resultaría del tipo de sobreaplicación de costos
indirectos. Cuando la variación de costos indirectos se
considera insignificante se cierra contra costo de venta lo que
representa que los saldos finales de las cuentas de inventarios
(productos en proceso y productos terminados) quedan con costos
aplicados, esto se refleja en el estado de costos de
producción y venta.