EL GERENTE DE ABASTECIMIENTO Y SU CAMPO

Indice
1.
Introducción
2. Desarrollo Del
Tema
3. Servicio Al Cliente
4. Conclusiones
5. Bibliografía

1.
Introducción

El Cliente siempre
espera que el producto que
se le entrega sea correcto, sin daños, en el tiempo correcto y
a un costo
razonable.
Cuántas veces hemos escuchado "El Cliente siempre tiene la
razón"; de ahí el motivo por el cual al no darles
lo que desean, sencillamente encontrarán alguien que
sí puede hacerlo.
A continuación desarrollaremos este tema y el
porqué los almacenes son de mucha importancia en las
empresas tanto
industriales como comerciales.

2. Desarrollo Del
Tema

Nos asombra la velocidad con
que avanzan hoy en día los negocios, en
sus técnicas
de ventas,
producción y administración. Este aumento ha dado lugar
una creciente demanda masiva
de artículos para un consumidor cada
vez más exigente en la calidad y en el
precio de lo
que compra. Todo esto va a la par de la investigación científica de las
necesidades y hábitos del consumidor, el descubrimiento de
nuevos materiales
para producirlos y distribuirlos en los mercados.
En el estudio de la
administración moderna el almacén es
un medio para lograr economías potenciales y para aumentar
utilidades de la empresa. Se
piensa de una manera más integral sus funciones a las
ventas, compras, control de
inventarios, producción y distribución. También se le da al
almacén la altura que debe tener dentro de las organizaciones en
la selección
de su personal, desde
el jefe hasta el último puesto del almacén, aunque
en nuestro medio el personal que labora en almacenes es mal visto
y considerado de muy bajo nivel de instrucción.
Esto tiene que cambiar, debido a que es necesario de tener gente
de buen nivel de tal forma que puedan tomar decisiones sobre los
problemas
inherentes al área del almacén.

El concepto que se
le da al almacén es:
"Realizar las operaciones y
actividades necesarias para suministrar los materiales o
artículos en condiciones óptimas de uso y con
oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de
ellos o inmobilizaciones de capitales por sobreexistencias".
El concepto de que las actividades del Almacén guarde
cierta similitud con el área de Caja en las empresas,
puesto que la primera mantiene materiales, insumos, y repuestos
los cuales representan una considerable cantidad de dinero
depositado o guardado en uno o varios locales bajo la responsabilidad del personal y jefe de almacenes;
mientras los segundo, es decir; Caja constituye en guardar y
custodiar dinero en efectivo.

¿Porqué existe entonces los almacenes?
Existen por dos motivos:

1. Cuando existe un desequilibrio en los ritmos de
aprovisionamiento y de la producción, y,

2. En la distribución.

En cuanto se refiere a éste último
punto:

a) Cuando hay un desequilibrio en los ritmos de la
producción y del consumo.

b) Cuando existe un desequilibrio en el tiempo del
período de consumo y el de la
producción.

c) Cuando las zonas de consumo se encuentran alejadas
de las de producción.

Tipos De Almacén
Terminados
Industriales
Materia
Prima
Productos
Semielaborados
Productos Semielaborados
Piezas Separadas
Piezas de Recambio
Herramientas y
Utilaje
Aprovisionamiento en General
Productos

Almacenes De Distribución
Depósitos
Almacenes Industriales:
Comprende el conjunto de almacenes de una industria para
almacenar las materias primas y los productos terminados. Dentro
de estos almacenes industriales tenemos:

• Almacén de Materia
  Prima: Almacena las materias primas que intervienen
  directamente en la composición de los productos
  terminados.
• Almacén de Productos Semielaborados: Dedicado
  al almacenamiento de los materiales que han sufrido
  algunas transformaciones en el proceso
  productivo.
• Almacén de Piezas de recambio: Para almacenar
  piezas destinadas al servicio de
  posventa, con el objeto de efectuar reparaciones.
• Almacén de Productos Terminados: Destinados al
  almacenamiento de productos para ser suministrados o entregados
  a los clientes.
• Almacén de Herramientas y Utilaje: Controla
  todos los aspectos relativos al instrumental de
  producción, como herramientas, plantillas, matrices,
  etc.; en nuestro caso corresponde a almacén de mantenimiento.
• Almacén de Aprovisionamiento en General: Para
  almacenamiento de insumos que intervienen indirectamente en la
  fabricación, tal es el caso de combustibles, aceites,
  lubricantes, material de embalaje.

Almacén de Distribución:
Destinados a almacenar y vender artículos, productos,
colocados a disposición del consumidor.
Depósitos:
Lugar concebido y equipado para las mercaderías colocadas
en depósitos por trato entre el depositante y el
depositario, esto normalmente corresponde al concepto de
Almacenera.
No hay que confundir con aquel que normalmente se utiliza para
guardar los bienes que ya
no se utilizan, es decir, los obsoletos, se guarda sin criterio
sin orden; esto es el concepto de depósito.

3. Servicio Al
Cliente

Cuando se evalúa para mejorar el servicio al
cliente hay que preguntarse "dónde se realiza siempre
el servicio al cliente, físicamente dónde ocurren
las operaciones".
Normalmente dicho servicio se encuentra en los almacenes o en los
centros de distribución. Es allí donde la orden al
cliente es atendida y donde se escoge o elige el material
correcto, donde se embala y donde se despacha hacia la dirección correcta y con un método
oportuno. La figura 1 muestra como el
almacén puede impactar en el servicio al cliente, los
factores que a menudo indican la responsabilidad cuando se
presentan una deficiencia y algunas sugerencias para medir o
evaluar el nivel de servicio al cliente. El servicio al cliente
es el verdadero valor de los
almacenes.
Muchos creerán que para ello se requieren numerosos
almacenes bien abastecidos de mercaderías con inventarios muy
costosos, pero por el lado contrario la tendencia más
clara es disponer de grandes y avanzados almacenes centralizados
que reducen los inventarios existentes y donde en la actualidad
se está mejorando el servicio al cliente, pero lo
más importante a que se está reduciendo el costo total de
distribución.

El Reto Del Almacenaje
Muchos no tienen conocimiento
sobre la realidad del almacenamiento y de su importancia en
relación con los costos de los
productos y al servicio al cliente interno o externo.
Aquí mencionaremos algunas conclusiones al
respecto.

• El almacenaje es una labor unida a una mano de obra
  intensiva en la industria, existiendo una gran oportunidad para
  mejorar la productividad
  de los almacenes y la calidad correspondiente por medio de un
  activo seguimiento y con programas de
  entrenamiento y
  educación para los trabajadores de estas
  dependencias.
• Las construcciones nuevas son costosas; por lo cual
  cada almacén debe de observar los métodos
  de almacenar y manipular que están empleando para
  mejorar la utilización del espacio y darles más
  eficiencia.
• La presión
  para computarizar el almacén es grande y es
  también una clave importante para mejorar el tiempo de
  respuestas de los pedidos, pero el nivel de entendimiento de la
  necesidad, los beneficios y los requerimientos es bajo. La
  administración debe tener cuidado en adoptar la
  computarización y hacerlo después de que los
  objetivos y
  expectativas de las computadoras
  estén claramente definidas y sobre todo
  entendidas.
• Los almacenes están continuamente presionados
  por la competencia.
  Las presiones para perfeccionar el Justo a Tiempo
  en los inventarios está aumentando pero al mismo tiempo
  la variedad de los productos se incrementa; algunos almacenes
  aumentan sus inventarios pero otros los reducen. El
  común denominador es que todos están
  experimentando cambios.

Planeamiento Del Almacenaje
El éxito
del servicio al cliente sólo puede ser logrado poniendo en
acción un plan que se base
en una visión clara y consistente de hasta dónde
pueda llegar el almacenaje.
Dos fundamentales tipos de planeamiento
deben ocurrir en los almacenes:
1. Planeamiento de Contingencias
2. Planeamiento
Estratégico.

El primero, es un plan de acción de
protección ante un futuro cambio
predecible en requerimientos dentro de un tiempo no previsto.
Esto es necesario para:

• Reducir Equipos
• Problemas de Mano de Obra
• Aumento de Actividades
• Discontinuidad en el Abastecimiento de
  material
• Emergencias.

Un buen planeamiento de contingencias debe reducir
significativamente la necesidad por crisis
administrativa.
El segundo es un plan de acción preparado para un cambio
futuro predecible en requerimientos y en un tiempo también
predecible. Esta necesidad es por:

• Deficiencias en el equipo.
• Deficiencias en la mano de obra
• Deficiencias de equipamiento
• Declinación del crecimiento
• Cambios en la línea de
  productos.
• Reducción de Inventarios.
• Problemas en el control de
  materiales.

Un buen plan
estratégico asegura que el capital
esté presupuestado para los requerimientos de
almacén anticipándose a las necesidades.

4.
Conclusiones

El Almacenaje es un área crítico para el
servicio al cliente. Desafortunadamente muchos no entienden esto
ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque
más activo, donde el servicio al cliente sea medido,
evaluado y manejado dentro del almacén.
El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el
almacén constituye una herramienta importante para
satisfacción del cliente.

Figura no. 1

Fuente: Frank Daly, Industrial Enginneering, Mayo 1993,
pp 61-92
Elaborado: Ing. Jorge A. Salas Schwarz

5.
Bibliografía

Valdés Palacio Armando, Administración
Logística, Editorial AVP, 1984 1ra.
Edición.
Calimeri Michelle; Organización del Almacén, Editorial
Hispano Europea.
García Cantú Alfonso, Almacenes: Planeación, Organización y Control;
Editorial Trillas, Octubre 1988, 3ra.
Reimpresión.

Trabajo enviado, por:
Ing. Jorge A. Salas Schwarz, MBA.