Indice
1. ERP
(Planeación De Recursos Empresariales)
2. Pre – E.R.P.
3. Definiciones
4. E.R.P
5. Bibliografía y fuentes de
información
1. ERP
(Planeación De Recursos Empresariales)
Para entender mejor el proceso de
inicio de las E.R.P. (Planeación de Recursos
Empresariales), es necesario remontarse a los orígenes de
la producción manufacturera, en donde se
encuentra el MRP
(Planeación de Requerimientos de Materiales),
Ciclo cerrado MRP y MRP II.
Todo el proceso de las E.R.P ha implicado unos cambios y
transformaciones permanentes, que se han alimentado de dos
grandes evoluciones:
- Evolución de los sistemas de
Planeación. - Evolución de las aplicaciones de
Negocio.
Para tal efecto se iniciará analizando cada una
de estas evoluciones y en que momento se cruzan para solidificar
el proceso de las E.R.P.
Evolución De Los Sistemas De
Planeación
El proceso de evolución de los sistemas de
planeación se sustentan en 4 grandes etapas, que marcaron
el proceso de entrada a las E.R.P, ellos son: W.I.P., M.R.P.,
Ciclo Cerrado M.R.P., M.R.P.
II.[Puerto,2000:7-18]
W.I.P.
Este proceso de
gestación inicia en la revolución
industrial con Schonberger, que dio lugar a la necesidad de
manejar inventarios de
proceso de trabajo (W.I.P.), que controlase materia prima
e inventario
final.
Ya para este siglo se dio inicio a la Administración
Científica ideada por Taylor y a la
medición de tiempos y movimientos de Frank
y Lillian Gilbreth.
M.R.P.
Los sistemas MRP y MRP II se asociaron en un inicio solamente a
las grandes computadoras,
computadoras centrales y minicomputadores .Esta perspectiva ha
ido cambiando porque en la actualidad se encuentra con gama
amplia de software que incluye varios
sistemas
operativos, redes con todas sus topologías y plataformas
arquitectónicas que permitieron a los pequeños
fabricantes, adquirir este tipo de sistemas porque en un inicio
fue demasiado complejo implantar una MRP, porque sus costos eran
demasiado altos.
Al aumentar vertiginosamente el rendimiento de las máquinas,
se logro aumentar el procesamiento de los cálculos de las
MRP que significo en los usuarios ser más
experimentales.
Las personas que se encargaban de planear la producción se
encontraban bastante limitados porque planeaban su semana con
base en los resultados ofrecidos por la MRP y como la velocidad de
computo hace 10 años duraba horas y en algunos casos
días, era bastante complicado poder realizar
una toma de
decisiones eficiente. En la actualidad lo que tardaba horas o
días hoy se realiza en pocos minutos.
Este cambio fue
revolucionado por la arquitectura
Cliente/Servidor que
permitió que parte de la aplicación se refiriera al
cliente y parte al servidor. Dada esta división la
transmisión de los datos
disminuyó notoriamente porque solamente se
transfería la información necesaria, mejorando el
desempeño de las redes y en últimas
el desempeño de la aplicación.
Los sistemas de requerimientos de materiales ( MRP ) se han
instalado casi universalmente en las empresas del
sector manufacturero, incluso en aquellas que se consideraban
pequeñas. El objetivo o la
razón de las MRP, fue utilizar un enfoque lógico y
de fácil comprensión del problema; que ayudo a
determinar el número de partes, componentes y materiales
necesarios para producir cualquier producto.
Asimismo, los programas que
utilizaban MRP fueron capaces de proveer los tiempos de cuando se
debía ordenar o producir cada uno de los materiales o
materia
prima.
La MRP original solo planeaba los materiales, sin embargo en la
medida en que fue creciendo, el poderío de las
máquinas computacionales también fue posible para
las MRP. Pronto se considero que los recursos al igual que los
materiales y el crecimiento computacional se cambio de MRP a
denominarse MRP II que significa Planeación de Recursos de
Manufactura.
Actualmente, la MRP tiene un impacto sobre la totalidad del
sistema e incluye
el JIT, el Kanban y las manufacturas integradas por computador o
CIM.
La MRP logro extenderse hasta los archivos que
manejaban la lista de materiales y el archivo de
registro del
inventario, para crear una programación del tiempo y del
número de unidades necesarias en cada etapa del procesos.
Este programa
podía incluir 20 o mas módulos para controlar todo
el sistema, desde la entrada del pedido hasta el manejo de la
finanzas,
contabilidad,
cuentas por pagar
entre otros.
Por ejemplo las MRP están basadas en la demanda
dependiente. La demanda dependiente es aquella que es causada por
la demanda de un articulo de más alto nivel . Las llantas,
los rines y los motores son
artículos de demanda dependiente porque dependen de la
demanda de automóviles.
Utilización de las MRP.
Las MRP están utilizándose en una variedad de
industrias con un
ambiente de
trabajo basado en la fabricación por lotes utilizando el
mismo equipó de producción. Las MRP son muy
valiosas para aquellas compañías que involucran
operaciones de
ensamblaje y menos valiosa para las compañías
involucradas a la fabricación. Por otra parte, las MRP no
funcionan bien en compañías que producen un bajo
número de unidades por año. Especialmente en
compañías que fabrican productos
complejos y costosos que requieren investigación y diseños
avanzados.
Con base en el plan de
producción, un sistema de Planeación de
Requerimiento de Materiales crea programas que identifican partes
y materiales específicos requeridos para producir
artículos finales.
Los sistemas de MRP utilizan un programa de computador para
llevar a cabo estas operaciones. La mayoría de firmas han
utilizado sistemas de inventarios computarizados durante
años, pero estos eran independientes del sistema de
programación, por lo cual las MRP lograron enlazar estas
dos partes.
Propósito De Las MRP.
Los principales propósitos de una MRP son controlar los
niveles de inventario, asignar prioridades operativas a los
artículos y planear la capacidad para cargar el sistema de
producción. Esto puede ampliarse brevemente de la manera
siguiente:
Inventarios: Ordenar las partes correctas, ordenar la cantidad
correcta y ordenar en el momento correcto.
Prioridades: Ordenar con la fecha de vencimiento correcta y
mantener válida la fecha de vencimiento.
Capacidad: Planear una carga completa, planear una carga exacta y
planear un momento adecuado para mirar la carga futura.
Los objetivos del
manejo del inventario bajo un sistemas de MRP son los mismos que
bajo cualquier sistema del manejo del inventario: Mejorar el
servicio al
cliente, minimizar la inversión en el inventario y maximizar la
eficiencia
operativa de la producción.
La filosofía de la Planeación de Requerimientos de
Materiales es que estos deben enviarse de prisa y este
envío debe efectuarse cuando la falta de ellos pueda
retrazar el programa de producción general y demorarse
cuando el programa se atrasa y se posponer cuando se
necesite.
A parte de utilizar talvez una escasa capacidad, es preferible no
tener materias primas ni trabajo en proceso antes de que aparezca
la necesidad real por cuanto los inventarios paralizan las
finanzas, trastornan los depósitos, prohíben los
cambios de diseño
e impiden la cancelación o el aplazamiento de
pedidos.
Ventajas De Las MRP.
Entre las ventajas de un sistema MRP se pueden considerar los
siguientes ítems:
- Capacidad para fijar los precios de
una manera más competente. - Reducción de los precios de venta.
- Reducción del inventario.
- Mejor servicio al
cliente. - Mejor respuesta a las demandas del mercado.
- Capacidad para cambiar el programa
maestro. - Reducción de los costos de preparación
y desmonte. - Reducción del tiempo de
inactividad. - Suministrar información por anticipado, de
manera que los gerentes puedan ver el programa planeado antes
de la expedición real de los pedidos. - Indicar cuando demorar y cuando agilizar.
- Demorar o cancelar pedidos.
- Cambiar las cantidades de los pedidos.
- Agilizar o retardar la fecha de los
pedidos. - Ayudar en la capacidad de
planeación. - Reducción hasta el 40% en las inversiones
de inventario
Desventajas De Las MRP.
Los principales problemas de
las MRP se encuentran basados en las fallas del proceso de
instalación. Los principales factores son a nivel
organizacional y de comportamiento. Se han identificado tres causas
principales: La falta de compromiso de la alta gerencia, el
hecho de no reconocer que la MRP es solo una herramienta de
software que no genera toma de decisiones y la integración de la MRP y el JIT.
Parte de la queja relacionada con la falta de compromiso de la
alta gerencia puede ser la imagen de la MRP,
ya que da la impresión de ser un sistema de
fabricación en lugar de un plan empresarial. Sin embargo,
un sistema de MRP se utiliza para planear los recursos y
desarrollar los programas. La MRP debe ser aceptada por la alta
gerencia como una herramienta de planeación con referencia
específica a los resultados de las utilidades. Por lo cual
es necesario una educación del
área ejecutiva sobre el énfasis de la importancia
de la MRP como instrumento de planeación
estratégica, integrado y de ciclo cerrado.
La segunda causal de problemas, es que las MRP se presentaron y
se percibieron como un sistema completo y único para
manejar una compañía y no como una parte del
sistema total.
Otro de los puntos que presenta grandes quejas por parte de los
usuarios es que las MRP requieren de una gran exactitud para
funcionar correctamente.
MRP De Ciclo Cerrado.
De esta forma, se difundía a gran escala el MRP,
que dio como resultado la necesidad de obtener más
beneficios y mejorar en la técnica. Gran parte de este
desarrollo se
dio mediante Prueba – Error.
Es así como en los años 70´s, cuando el
sistema de Planeación de Requerimientos de Materiales
(MRP) tienen retroalimentación de la información
proveniente de los resultados de su módulo, esto se
denominan MRP de ciclo cerrado. La sociedad
americana de control de
inventarios y de producción define la MRP de ciclo
cerrado como:
"Un sistema creado alrededor de los requerimientos de materiales
que incluye funciones
adicionales como la planeación de ventas y
operaciones (planeación de la producción,
programación maestra de la producción y
planeación de los requerimientos de capacidad), genera una
vez completada la fase de planeación y aceptado los planes
como realistas y asequibles, las funciones de ejecución.
Estas incluyen las funciones de control de
fabricación, medición de insumo producto
(capacidad), la programación y despachos detallados, al
igual que los informes
anticipados sobre retraso tanto de la planta como de proveedores.
El término "ciclo cerrado" implica que no solo se incluye
cada uno de estos elementos en el sistema global sino
también las funciones de ejecución que proveen una
retroalimentación de manera tal que se puede mantener
valida la planeación en todo momento".
En resumen, el ciclo cerrado significa que las cuestiones y los
datos resultantes se ingresan de nuevo al sistema para su
verificación y de ser necesarios su
modificación.
MRP II (Planeación De Los Recursos De
Manufactura).
Una expansión del sistema de Planeación de
Requerimientos de Materiales, para incluir otras porciones del
sistema productivo era natural y se preveía. Uno de los
primeros elementos en incluirse era la función de
compras, al mismo
tiempo, había una inclusión mas detallada del
sistema productivo mismo, es decir, la planta, el despacho y el
control detallado de la programación. La MRP había
incluido ya las limitaciones de capacidad con respecto al centro
de trabajo, así que era obvio que el término de
Planeación de Requerimiento de Materiales, ya no era
adecuado para describir el sistema expandido. Por tal motivo,
probablemente "Ollie Wight", en 1980, introdujo el término
de planeación de recursos de manufactura (MRP II), para
reflejar la idea de que una mayor parte de la firma se esta
involucrando en el programa.
El intento inicial para la MRP II fue planear y monitorear todos
los recursos de una firma manufacturera, entre ellos se
incluía el mercadeo, la
manufactura, las finanzas e ingeniería de procesos, a través de
un sistema de ciclo cerrado que generaba cifras financieras. El
segundo intento importante del concepto de MRP
II fue que este simulará el sistema de
fabricación.
Sistemas de tipos MRP avanzados.
Durante más de dos décadas, los sistemas MRP fueron
la primera elección para las firmas enfocadas en el nivel
de producción de la planta. Durante este tiempo, el mundo
fue cambiando con nueva competencia,
multiplantas en lugares internacionales, amplia demanda mundial
de productos, subcontratación internacional, mercados
monetarios variados, fueron los causales de que los programas de
software de MRP existentes no cumplieran de forma estandarizada y
tampoco podrían estas nuevas aplicaciones manejar las
características anteriormente
descritas.
En el medio actual, los usuarios de la MRP desean acceso
instantáneo a la información sobre las necesidades
de los clientes y sobre
los niveles de inventario de toda la compañía, como
también tener la capacidad suficiente de suministro.
De esta forma, para satisfacer estas necesidades las empresas que
ofrecen soluciones MRP
se acomodaron a los nuevos requerimientos y generaron un
desarrollo de nuevos sistemas avanzados basados en la lógica
de la MRP.
A esta nueva generación de MRP se le han dado diferentes
nombres entre ellos se les llamo la nueva MRP como
Planeación de Recursos Empresariales (E.R.P), todo con el
propósito de operar totalmente en sentido de la
empresa.
Como ningún sistema surge de la nada, las E.R.P.
se basaron de los sistemas y métodos
anteriormente mencionados, es por ello que la necesidad de
evolucionar tecnológica y empresarialmente, dan origen a
las preERP.
De esta forma, se mezclan dos tipos de administración como son la
Administración de manufactura por lotes (E.E.U.U) y la
manufactura repetitiva, usada por el sistema "Just In Time" en
el Japón.
Al unificar estas dos corrientes el MRP II, recibe el JIT (Just
in Time), CMI (Integración de Manufactura Computarizada),
EDI (Intercambio de Datos Electrónicos) y arquitectura
Cliente – Servidor. No obstante con estas modificaciones se
sigue llamando MRP II, hasta que analistas de la Gartner Group y
AMR, se lanzan a definir la nueva generación de sistemas
de Administración de Recursos[CAMACHO, 1997: 2].
Los sistemas avanzados de MRP, también llamados como
siguiente generación de MRP II o simplemente E.R.P
incluyen entre sus características
básicas:
- Arquitectura Cliente/Servidor.
- Base datos centralizada, con consultas SQL y
generación de informes. - Interfase gráfica de usuario, con manejo de
ventanas. - Soporte de base de datos
distribuida. - Sistemas iniciales para soporte de
decisiones. - Manejo electrónico de datos e intercambio de
los mismos. - Interoperabilidad con múltiples plataformas,
entre las que se pueden incluir Windows NT y
Unix - Manejo de interfases de programación con
interoperabilidad con otras aplicaciones de otros
programas. - Intercambio de datos utilizando Internet.
- Comunicación entre clientes y
proveedores.
Evolución De Las Aplicaciones De
Negocio
En la evolución en los niveles Gerenciales
encontramos 4 etapas, que se describen como: M.I.S, I.I.S., E.I.S
y C.I.S.
M.I.S.
El Sistema de
Información M.I.S. no soporta el manejo de decisiones,
su fundamento se encuentra en el manejo de la información
desde un jefe o Directivo que toma todas las decisiones, sin
importar o analizar la información de las diferentes
áreas y departamentos. Por otra parte, esta sustentado en
una estructura
absolutamente jerárquica.
I.I.S.
El sistema de Información I.I.S. tampoco soportaba el
manejo de decisiones, su estructura se basa en la
información de las áreas de producción y
finanzas, de las cuales el jefe o Director determina las
directrices a seguir, aunque incluye cierta información de
dos áreas importantes, las decisiones aun no son
totalmente unificadas para tener una visión
holística.
E.I.S.
El sistema de Información E.I.S. ya soporta el manejo de
decisiones y lo hace teniendo en cuenta todas las áreas y
también involucrando un grupo de
asesores, que se compone básicamente de todos los
directores de área o departamento para determinar de esta
manera, las decisiones a seguir con el jefe o Director de la
misma. Adicionalmente la información recolectada es
obtenida de los sistemas de la
organización de manera aislada o con búsquedas
definidas.
C.I.S.
Los Sistemas de
Información Corporativos son totalmente decisorios y
se fundamenta de la información clave de sus áreas
o Departamentos, que ha sido alimentada con sus históricos
y también fundamentada con sistemas estadísticos
que obtienen la información mas relevante para la junta
directiva de la organización. Adicionalmente, el sistema
provee la capacidad de comparar y proponer soluciones.
Con la evolución de estas dos áreas, se da inicio
al génesis de las E.R.P , totalmente alimentadas y
enriquecidas por estas dos evoluciones.
A partir de este momento surge la necesidad de madurar plenamente
el desarrollo de aplicaciones de sistemas integrados E.R.P, para
tal motivo surgen las primeras aproximaciones al tema.
Para lograr dar una verdadera definición de las E.R.P,
debemos conocer y entender las definiciones dadas hasta el
momento por expertos y analistas del tema.
"ERP representa un amplio espectro de funciones que
intenta abarcar todas las entidades de una empresa.
Requiere de la profundidad organizacional y funcional de una gran
variedad de empresas de manera que se pueda examinar y modificar
un concepto de
empresa único" [GARTNER GROUP].
"Solución de software que se enfoca a las necesidades de
la empresa, tomando
una visión de los procesos para cumplir todos los
objetivos corporativos, buscando integrar todas las funciones de
la empresa.
" [Hernández, 1999: 7]
Cuando una empresa decide adoptar una ERP, toda su
información queda integrada en el sistema, por medio de
los módulos: Logística, distribución, inventarios, compras, ventas,
recursos
humanos, producción entre otros.[Revista
Dinero,
Octubre de 1999: 90]
Los beneficios aportados por una solución ERP están
basados en mayor productividad,
información integrada y a tiempo para una mejor toma de
decisiones. [PC MAGAZINE, Noviembre de 1999: 22]
Por otra parte, Glovia International describe una ERP como:
"Un Sistema de planeación diseñado para reducir el
tiempo de respuesta, ciclo de producción, optimizar
calidad,
mejorar el manejo de activos, reducir
los costos, optimizando la
comunicación" [GLOVIA, citado por CAMACHO, 1997:
6].
Por último, el entendimiento de lo que es E.R.P, desde la
visión del grupo investigador de la Universidad
Javeriana, lo define como:
"…Conjunto de Aplicaciones empresariales para
compañías manufactureras, que permiten balancear
funciones operacionales dispersas, como lo son finanzas,
manufactura y producción… De esta manera, E.R.P es visto
como un sistema para la planeación, control y
operación total de una empresa…" [Torres, Nieto y Silva,
2001: 6]
Después de analizar cada una de las definiciones
encontramos como elementos comunes: Solución, necesidades
de la empresa, Visión y optimización de los
procesos, integrar, planear, reducir tiempo, toma de decisiones y
control, que son rasgos preponderantes en este tipo de
soluciones.
La Planeación de Recursos Empresarial (ERP), son
mucho más que un Software, por que permite la
integración y optimización de todos los procesos y
recursos de la organización.
Las ERP se inician en los años 70, cuando Gartner Group y
AMR dan el primer paso para definir las bases de las E.R.P. En un
comienzo las organizaciones
estaban orientadas a las funciones y solo se cubría las
áreas de manufactura y finanzas. La información
generada por las empresas era procesada por medio de
Mainframe´s.
Posteriormente, en los años 80, se cambio el paradigma de
estar orientados a funciones y se orientó hacia los
procesos, por medio del cual se identificaron los procesos
críticos de las empresas y su integración entre
sí. La información comenzó a utilizar el
modelo Cliente
– Servidor. [Puerto, 2000: 9-11]
Una de las mayores fortalezas de las soluciones E.R.P es su poder
integrador de diferentes procesos como son: Logística,
Inventarios, Compras, Ventas, Distribución,
Producción, Recursos Humanos, entre otros.
Asimismo, existen varios autores que explican que una E.R.P. no
es un proceso evolutivo de dicha metodología, tal es el caso de Don Ralston
y David Turbide que explican respectivamente:
"El E.R.P. no es un paso mayor, pero si una expansión del
MRP II, con nuevas aplicaciones a través de la
incorporación de tecnología moderna a
la empresa, como el concepto Cliente-Servidor y EDI (Intercambio
de Información Electrónica), que han provisto de mayor
alcance al uso de la misma filosofía." [RALSTON, citado
por CAMACHO, 1997: 2]
"… es un intento por renombrar al MRP II sin ningún
cambio real en su naturaleza, mas
bien, es una extensión que incorpora tecnología
moderna." [TURBIDE, citado por CAMACHO, 1997: 2]
Con lo planteado anteriormente, se aclara el entorno y se
entiende con claridad las implicaciones de implantar en una
organización un proyecto de
Planeación de Recursos Empresariales (E.R.P.), como
también las empresas grandes que manipulan un gran
volumen de
datos, usuarios y complejidad de transacciones escogen este tipo
de soluciones, porque establecen que el aumento en el rendimiento
de las actividades corporativas y mejora en el servicio al
cliente, calidad de la producción, provocan una mejora en
la imagen
corporativa, manejo de la integración de procesos y
calidad de los mismos.
5. Bibliografía y fuentes de
información
CAMACHO, Salvador. (1997). Planeación de Recursos
Empresariales.
http://www.raldia.com/texto17.htm
GARTNER GROUP. E.R.P. vendor Guide 1997.,1-31, Junio de 1997
GARTNER GROUP. The Year 2000:An E.R.P Dilema 1997.,1-21, Febrero
1997
GARTNER GROUP. E.R.P. Creating a Role-Based is Organization
1997.,1-15, Septiembre 1997
HERNANDEZ, José Antonio. (1999). SAP R/3. Ed. Mc
GrawHill, Santafé de Bogotá (Colombia), Abril
de 1998.
INFORMATICA. La Revolución
de los E.R.P. Revista Dinero. Santafé de Bogotá
(Colombia), 90-95, Octubre de 1999.
PUERTO, Luis Alfredo. (2000). Impacto de las soluciones de
Planeación de Recursos Empresariales (E.R.P.), en empresas
de Santafé de Bogotá. Universidad Javeriana,
Santafé de Bogotá (Colombia), Junio de 2000.
TENDENCIAS. Todo lo que usted quería saber acerca de las
soluciones E.R.P. Revista PC Magazine. Santafé de
Bogotá (Colombia), 22-30, Noviembre de 1999.
TORRES, Diego; NIETO Raúl y SILVA, Jorge. (2001).
Aplicación de Sistemas Integrados E.R.P. en el contexto
Empresarial Colombiano. Universidad Javeriana, Santafé de
Bogotá (Colombia), Enero de 2001.
Palabras claves
ERP, planeación de recursos empresariales, enterprice
resources planning, wip, mrp, mrp ii, pre – erp, procesos,
integración, empresa.
Categorías
Categoría principal: computación ->general
Categoría secundaria: administración y
finanzas
Autor:
Luis Alfredo Puerto Y.
Ingeniero de Sistemas (Systems Engineer)
Pontificia Universidad Javeriana
Bogotá, Colombia (South America)