El desarrollo de
una estructura o
organizacional da como resultado puestos que tienen que ser
cubiertos. El análisis de
puestos ese procedimiento por
el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los
puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los
requerimientos del puesto que más tarde se
utilizarán para desarrollar las descripciones de los
puestos y las especificaciones del puesto.
Como supervisor o especialista de personal, usted
por lo general tratará de extraer del análisis de puesto uno o más de los
siguientes tipos información:
ACTIVIDADES DEL PUESTO. Por lo común
primero se obtiene información sobre las actividades realmente
de trabajo desempeñadas tales como limpieza, codificar,
galvanizar, codificar o pintar. En ocasiones, la lista de
actividades y indica también como, por qué y
cuándo un trabajador desempeña cada
actividad.
COMPORTAMIENTO HUMANO. También es posible
reunir información sobre el comportamiento
humano como sensibilidad, comunicación, toma de
decisiones y escritura. En
este punto se incluye información referente a las exigencias
personales del puesto en términos de gasto de
energía, caminar largas distancias y
otros.
MÁQUINAS, HERRAMIENTAS,
EQUIPO Y AUXILIARES UTILIZADOS AL TRABAJO. Aquí se incluye
la información sobre los productos
fabricados, los materiales
procesados, el
conocimiento que se maneja o se aplica y los servicios
proporcionados.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO. También se
reúne información con respecto a los criterios
desempeño por medio los cuales se valoran al empleado de
ese puesto de.
CONTEXTO DEL PUESTO. Este Comprende la
información referente a cuestiones como condiciones
físicas y horario de trabajo y el contexto social y
organización, por ejemplo, la gente con la
que el empleado deberá interactuar habitualmente.
También puede reunirse aquí información
sobre los incentivos
financieros y no financieros vinculados con el empleo.
REQUERIMIENTOS HUMANOS. Finalmente, es usual
reunir información con respecto a los requerimientos
humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades
con los que se relaciona (educación, capacitación experiencia laboral),
así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad,
intereses) que se requieren.
NECESIDAD LEGAL, SOCIAL DE EFICIENCIA Y
ADIESTRAMIENTO
Información generada por el análisis de
puestos de diversas actividades interrelacionadas de la
administración
de personal de:
Reclutamiento y selección
En análisis de puesto proporciona
información sobre puesto y los requerimientos humanos
necesarios para desempeñar esas actividades. Esta
descripción del puesto en información de la
especificación del puesto son la base sobre la que se
decide qué tipo de personas se recluta y
contratan.
Compensaciones
También es necesaria una clara
comprensión de lo que cada empleo
representa para estimular su valor y la
compensación apropiada para cada uno. Éstos se debe
a que la compensación está vinculada generalmente
con la capacidad de requerida, el nivel de educación, los
riesgos de
seguridad y
otros, dos ellos son factores que se identifican por medio del
análisis de puesto. También se
verá que muchas empresas
clasificar los puestos en categorías el análisis de puesto ofrece los datos para
determinar el valor relativo
de cada posición para que puede ser
clasificada.
Evaluación de
desempeño
La evaluación
de desempeño consiste en comparar el desempeño real
de cada empleado con del rendimiento deseado. Con frecuencia es
mediante el análisis de puesto que los ingenieros
industriales y otros expertos determinan los criterios que se
deben alcanzar y las partidas específicas que
realizar.
Capacitación
También se utilizara la información
del análisis del puesto para diseñar los programas de
capacitación y desarrollo. El
análisis y las descripciones del puesto resultantes
muestran el tipo de habilidades y por tanto de capacitación que se
requieren.
Asegurar la asignación completa
responsabilidades
El análisis de
puestos también es útil para asegurar que todo
las actividades que se tienen que realizar están en efecto
asignadas a las posiciones específicas. Por ejemplo, al
analizar el puesto actual del gerente de
producción de su compañía,
podría encontrar que se reporta asimismo como responsable
de dos docenas, más de tareas específicas que
incluyen la plantación de los programas
semanales de producción, la compra de materias primas y
la supervisión de las actividades diarias de
cada uno de sus supervisores de línea. Sin embargo, hace
falta alguna referencia al manejo de la materia prima
o los inventarios del
producto
terminado. Al proseguir su investigación encontrara que ninguna de las
otras personas de manufactura es
responsable de la administración de los inventarios.
Su análisis de
puestos basado no sólo en lo que los empleados
reportan como sus actividades, sino en su conocimiento
del alcance de los puestos, a identificado una tarea asaltante
que debe ser asignada. Las actividades asaltantes se descubren
con frecuencia mediante el análisis de
puestos. Así, el análisis de puesto
desempeña un papel en la
solución de los problemas del
tipo que surgirían si, por ejemplo, no hubiera alguna
asignado el manejo de inventarios.
TERMINOLOGÍA EN ANÁLISIS DE
PUESTOS
Los seis pasos para realizar un análisis de
puestos son:
Paso 1
Determine el uso de la información del
análisis de puesto. Empiece por identificar el uso que
dará al información, ya que esos determinar el tipo
de datos que se
reúna y la técnica que utilice para
hacerlo.
Algunas técnicas como entrevistar a los
empleados y preguntarles en qué consiste el puesto y
cuáles son sus responsabilidades son útiles para
redactar las descripciones de puestos y seleccionar los
empleados. Otras técnicas de análisis de puestos
como el cuestionario
de análisis de posición que se describe
posteriormente no proporcionan la información especifica
para descripciones de puestos, pero proporcionan clasificaciones
numéricas para cada puesto, que se pueden utilizar para
compararlos con propósitos de compensaciones. Por tanto su
primer paso es determinar el uso de información del
análisis de puestos. Entonces podrá decidir
cómo reunir información.
Paso 2
Reúna una información previa. A
continuación, es necesario revisar información
previa disponible, como organigramas,
diagramas de
proceso y
descripciones de puestos. Los organigramas
muestran la forma en que el puesto en cuestión se
relaciona con otras posiciones y cuales su lugar en la
organización. En el organigrama de
identificar el título de cada posición y, por medio
de las líneas que las conectan, de demostrar quién
reporta a quién y con quien se espera que la persona que ocupa
el puesto se comunique.
Un diagrama de
proceso
permite una comprensión más detallada del flujo de
trabajo que en la que se puede obtener del organigrama. En
su forma más simple, un diagrama de
proceso
muestra el
flujo de datos de entrada
y datos de salida
del puesto estudiado. En este caso, por ejemplo, se espera que el
empleado de control de
inventario y
recibe inventario de los
proveedores,
tome las solicitudes de inventario de los
dos gerentes de planta y proporcione en lo que le solicitan a
estos gerentes, así como la información del
estado de los
inventarios
actuales.
La descripción del puesto con consecuente,
si existe, puede ser un buen punto a partir del cual
podría preparar una descripción revisada del
puesto.
Paso 3
Seleccione posiciones representativas para
analizarlas. Esto es necesario cuando a muchos puestos similares
por analizar y toma demasiado tiempo el
análisis del puesto por ejemplo las posiciones de todos
los trabajadores de ensamble.
Paso 4
Reúna información del
análisis de puesto. El siguiente paso es analizar
realmente el puesto obtenido los datos sobre las actividades que
involucra, la conducta
requería a los empleados, las condiciones de trabajo y los
requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o
más técnicas de análisis del
puestos.
Paso 5
Revise la información con los
participantes. El análisis del puesto ofrece
información sobre la a la naturaleza y
funciones del
puesto. Este información debe ser verificada con el
trabajador que no desempeña y un superior inmediato.
Edificar la información ayudará a determinar si es
correcta, si está completa y si es fácil de
entender para todos involucrados. Este paso de revisión
puede ayudarle a obtener la aceptación del ocupante del
puesto de los datos del análisis que se obtuvieron, al
darle la oportunidad de modificar la descripción de las
actividades que realiza.
Paso 6
Elaboró una descripción y
especificación del puesto. En la mayoría de los
casos, una descripción y especificación de un
puesto son dos resultados concretos del análisis de la
oposición. La descripción del puesto es una
relación por escrito de las actividades y
responsabilidades inherentes al puesto, así como de sus
características importantes como las
condiciones de trabajo y los riesgos de
seguridad. La
especificación del puesto resume las cualidades
personales, características, capacidades y antecedentes
requeridos para realizar el trabajo, y
podría ser un documento separado o parte de la misma
descripción del puesto.
TERMINOLOGIA
Análisis de Puestos.- procedimiento
para determinar las tareas y requisitos de aptitudes de un puesto
y el tipo de personas que se debe contratar.
Descripción de puestos.- lista de las
tareas, responsabilidades, relaciones de informes,
condiciones de trabajo, y responsabilidades de supervisión de u puesto producto de un
análisis de puestos.
Especificación del Puesto.- listas de los
requerimientos humanos del puesto, esto es, la educación, la
capacidad, personalidad,
etc., necesarias otro producto del
análisis de puestos.
Bitacora del participante.- lista diaria, hecha por
los trabajadores de cada actividad en la que desempeñan
junto con el tiempo de
cada.
FORMA, TIPOS DE ANALISIS DE
PUESTOS
Existen varias técnicas que usted pueda
utilizar para reunir estos datos de las cuales las más
importantes serán analizadas en esta sección, en la
práctica, es posible utilizar cualquiera de ellas o con
minar las técnicas que se aplica no con los
propósitos; por tanto, una entrevista
podría ser adecuada para elaborar una descripción
del puesto, mientras que el cuestionario
de análisis de posición que estudiaremos es
más apropiado para determinar el valor de un
puesto con fines de compensación. Los tres tipos de
análisis son: análisis por intención,
análisis por grados y análisis por puntos.
Básicamente estas tres formas incluye las siguientes
técnicas de recopilación de datos para el
análisis de puestos.
¿Quién reúne la
información sobre el puesto?
La obtención de los actos para
análisis del puesto requiere por lo general de un
especialista de recursos
humanos, el ocupante del puesto y su supervisor. Especialista
podría tener que observar y analizar el trabajo que
se realiza y después preparar una descripción y
especificación del puesto. El supervisor y el empleado
participarán también, quizás llenando
cuestionarios en los que se visten las actividades del
subordinado. Tanto supervisor como trabajador podrían
revisar y verificar las conclusiones del análisis del
puesto con respecto a sus actividades y deberes. Por tanto, a El
análisis de puestos suele implicar un esfuerzo
común entre especialista, el supervisor y el
trabajador.
LA ENTREVISTA
Existen tres tipos de entrevistas
que pueden utilizar para obtener datos por el análisis de
puestos: entrevistas
individuales con cada empleado, entrevistas
colectivos con grupos de
empleados que desempeñen en el mismo trabajo y entrevistas
con uno o más supervisores que tengan un Del
desarrolloconocimiento fondo del puesto que se está
analizando.
La entrevista
grupal se emplea cuando un gran número de personas
realizan un trabajo similar un idéntico, de que de esta
manera se obtienen rápidamente y a bajo costo datos sobre
el puesto. Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador
asiste a la sesión de grupo; si no
es así, en tercer entrevistar al supervisor por separado
para obtener su punto de vista sobre los deberes y
responsabilidades del puesto.
Cualquiera que sea el tipo de entrevista que
se utilice, es importante que entrevistado entiendo perfectamente
la razón de la misma, ya que existe una tendencia a mal
interpretar estas entrevistas
como evaluaciones de eficiencia.
Cuando se da el caso, los entrevistados pueden no estar
dispuestos a describir con precisión sus trabajos o los de
sus subordinados.
CUESTIONARIOS
Otro medio eficaz de obtener información
para el análisis del puesto expedirán los empleados
que respondan cuestionarios en los que describan y los deberes,
responsabilidades relacionados con su empleo.
Lo que hay que decidir en este caso es que tan
estructurado debe ser el cuestionario y
las preguntas que se tienen que incluir. En un extremo, algunos
cuestionarios con listas de verificación muy
estructuradas. Cada empleado recibe un inventario de
quizás cientos de tareas o deberes específicos y se
le pide que marqué si desempeña o no esa labor y,
si es así, cuando tiempo le
toma.
Por otro lado, el cuestionario
puede ser abierto y sólo pedirá el empleado que
describo las actividades principales presupuesto. En
la práctica, el mejor cuestionario
suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario
típico de análisis de puestos puede tener varias
preguntas abiertas así como preguntas
estructuradas.
De hacer estructurado o no estructurado, cualquier
cuestionario tiene ventajas y desventajas. Un cuestionario de es,
primero, una forma eficaz y rápida de obtener
información de un gran número de empleados; es
menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de
empleados. Por otra parte, el desarrollo y
prueba del cuestionario puede ser un proceso
costoso y tardado. Por tanto, los costos de
desarrollo
potencialmente más elevados tienen que ser ponderados
frente al tiempo y costo que se
ahorraría al no tener que entrevistara muchos
empleados.
OBSERVACION
La observación directa es especialmente
útil en los trabajos consisten principalmente entre
actividad física
observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de
limpieza, de línea de ensamblaje y de contabilidad.
Por otra parte, la observación a menudo no es apropiada cuando
el puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental
difícil de evaluar o con frecuencia se espera que el
empleado participé en actividades importantes que
podrían ocurrir sólo ocasionalmente, como una
enfermera que maneja emergencias.
La observación directa se utiliza por lo
regular junto con las entrevistas. Una forma de hacerlo es
observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de
labores.3 ciclo es el tiempo que le
llevó a realizar el trabajo;
puede ser 1 minuto para un empleado de línea de ensamblar
o 1 hora, un día o más para trabajos complejos. En
este punto se toman notas de todas las actividades observadas
durante el desarrollo del
trabajo. Después de acumular tanta información como
sea posible, se entrevista al
trabajador.
Es necesario alentar a la persona a que
aclarar los puntos no entendidos y que explique las actividades
adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de
hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado
realiza su trabajo. Sin embargo, es mejor no hacer algunas
preguntas hasta después de la observación, ya que eso permite observar el
empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda reducido las
posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que
modifique de alguna manera su rutina normal.
BITACORA DEL PARTICIPANTE
Se puede pedir a los trabajadores que lleven un
diario o bitácora o listas de cosas que hacen durante el
día. El trabajador debe anotar cada actividad que realice.
Esto puede ofrecer una imagen muy amplia
del puesto, especialmente cuando se complementa con entrevistas
posteriores con el trabajador y su supervisor. El empleado, por
supuesto, puede tratar de exagerar algunas actividades y
minimizar otras. Sin embargo, La naturaleza
detallada y cronológica de la bitácora tiende
compensarlo.
Autor:
ESTUDIOS: Ing. Industrial
LUGAR: Veracruz, Veracruz. (México)
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