¿Para qué sirve
una planilla de cálculos?
Su principal función es
realizar operaciones
matemáticas –de la misma manera que
trabaja la más potente calculadora-, pero también
la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en
forma de gráfico los resultados obtenidos. Además,
Excel 97 como
todas las versiones avanzadas de planillas de cálculos,
permiten colocar, ordenar y buscar datos, así
como insertar bloques de texto e
imágenes. Los principales elementos de
trabajo
son:
Fila: Es un conjunto
de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.
Título de
fila: Está siempre a la izquierda y
nombra a las filas mediante números, que en el caso de
Excel 97 van desde el 1 hasta el 65.536.
Columna: Es un
conjunto de varias celdas dispuestas en sentido
vertical.
Título de
columna: Está siempre arriba y nombra a
las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 97 van
desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB,
AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y
así sucesivamente.
Celda: Es la
intersección de una fila y una columna y en ella se
introducen losgráficos, ya se trate de texto,
números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante
el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por
ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con
la columna F, se denomina F29.
La representación de las filas,
columnas y celdas la vemos en la figura 1.
Rango: Los rangos
son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de
cálculos. Se definen mediante letras y números. Se
denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente
la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta.
Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4,
C5, C6, C7, D4, D5, D6,
D7, E4, E5, E6 y E7 se lo
denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la
representación del rango de ejemplo.
Selección de los
elementos de una planilla de
cálculos
Para seleccionar una celda, simplemente se hace un click
sobre ella. Una celda la vemos en la figura 3.
Para seleccionar una fila completa, se hace un
click sobre el título de la fila. Para seleccionar una
columna completa, hacemos un click sobre el título de la
columna. Podemos ver una fila completa seleccionada y una columna
seleccionada completamente en las figuras 4 y 5
respectivamente.
Por último, para seleccionar un rango lo hacemos
con el llamado método del
drag and drop: Presionamos el botón primario del mouse en la
casilla de inicio de la selección
(una esquina), y con éste presionado desplazamos o
arrastramos el mouse hasta que llegue a la esquina opuesta del
rango que queremos seleccionar. Un ejemplo de rango lo podemos
ver en la figura 2.
Los libros de
cuentas de
Excel
Los archivos de
Microsoft
Word se
denominan documentos, los
archivos de Microsoft Access se
denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se
denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos
de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se compone de una serie
de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible
relacionar las planillas y compartir la información que se
guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan
hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido
en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la
lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector
inferior de la pantalla. Podemos ver en la figura 6 varias de
estas solapas.
Mucho más que una
planilla de cálculos
Excel 97 además de funcionar como una
típica planilla de cálculos nos deja insertar otros
objetos, como gráficos, mapas,
comentarios, imágenes, sonidos, documentos,
presentaciones, páginas Web y todo tipo
de información. Al poder insertar
todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se
hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea,
con las bases de datos creadas con éste programa. Al
igual que ocurre con el mismo, en las planillas de
cálculos existen dos conceptos importantes: campo y
registro. En
un campo se guardan todos los valores de un
tipo de información –por ejemplo, los nombres de
todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un
valor concreto de
cada campo.
En la figura 7 podemos ver un ejemplo de campo y otro de
registro. Generalmente un campo es una columna y un registro, una
fila.
Cómo adquirir Excel
97
La planilla de cálculos Excel 97 se puede
conseguir por separado o bien en el paquete de aplicaciones
Office 97.
Éste paquete tiene su versión estándar, que
contiene los programas Word,
Excel, Access y PowerPoint, o
en su versión profesional, que contiene las aplicaciones
Word, Excel, Access, PowerPoint,
Outlook y aplicaciones más pequeñas como Photo
Editor, Map, Solver, Editor de Ecuaciones y
Camcorder.
Excel 97 es la última versión de planilla
de cálculos de Microsoft para PC. La primera que se
conoció mundialmente es la 2.0. Luego salió la 6.0
y, más tarde, con la aparición del famoso sistema operativo
Windows 95, el
Excel 95 (también denominado 7.0). En el segundo trimestre
del año 1997 apareció el Excel 97, también
llamado 8.0. Ahora, ya está a la venta el nuevo
paquete de aplicaciones Office 98 para Macintosh con su nueva
versión de Excel (Excel 98), que posee, además de
varias características nuevas con respecto a la
última versión para PC, muchísimas mejoras
multimedia. Por
el momento Microsoft no tiene en mente realizar un nuevo paquete
de aplicaciones Office 98 para PC, aunque ya esté a la
venta el sistema operativo Windows 98 de Microsoft.
Primeros pasos con Excel
97
La versión 97 de Excel ofrece un entorno
remozado, con nuevos tipos de gráficos, mayor cantidad de
filtros y, sobre todo, gran número de barras de herramientas.
Con ellas, hacer cualquier tarea es fácil como apretar un
botón. Para comenzar con el programa, una vez que haya
sido instalado, se debe ir al menú Inicio, luego entrar al
submenú Programas y luego hacer click en la opción
Microsoft Excel.
Help me!
Excel 97 posee una gran mejora con respecto a su
antecesor: el Ayudante de Excel 97. Este cómico personaje
nos asiste cada vez que le pidamos ayuda o nos sugiere un atajo.
Lo podemos observar en la figura 9. Para que nos pregunte
qué deseamos hacer y así asistirnos simplemente
debemos hacer un click sobre el mismo, momento en el cual
aparecerá una llamada de él. En el cuadro de texto
debemos escribir (con nuestras propias palabras) qué es lo
que necesitamos, y luego hacemos un click en Buscar. A
continuación aparecerá una lista de tareas que se
asemejan a lo que deseamos hacer.
Clipo no es el único ayudante que posee el
Excel 97. Éstos son algunos más:
Ridondo:
"¿Necesita un guía en el ciberespacio? Capaz de
adoptar cualquier forma, Ridondo siempre lo llevará por el
buen camino."
Dr. Genio: "La mente
del Dr. Genio trabaja a la velocidad de
la luz y le permite
ahorrar tiempo y
energía."
Robi: "Maravilla de
la inteligencia
artificial, Robi responderá a todas sus preguntas con gran
eficacia."
Logotipo de Office:
"El Logotipo de Office lo ayudará al tiempo que gira sus
piezas de colores. No lo
distraerá mientras trabaja."
Natura: "Natura
utilizará la sabiduría acumulada a lo largo de
todos los tiempos para ayudarlo en sus tareas."
Capitán Can:
"Este dinámico perro conoce Office como la palma de su
pata y le proporcionará la ayuda que necesita."
Catulina: "Esta
simpática gatita está hecha de cartulina, pero
posee más de dos dimensiones. Además de tener un
colorido exterior, sabe ‘miaucho’ sobre
Office."
William: "William
Shakespeare es
considerado el mayor escritor en la lengua inglesa
de todos los tiempos. Pero pocos saben que parte de su éxito
se debió a su afición por los procesadores de
texto."
Para ocultar el ayudante, simplemente hacemos un
click sobre el botón Cerrar que
está alojado en la pequeña barra de título
del ayudante actual. Para hacerlo visible nuevamente, hacemos un
click sobre el botón Ayudante de Office que
está en la barra de herramientas
Estándar.
Cuando el Ayudante de Excel nos quiere hacer una
sugerencia, aparece en el ángulo superior derecho una
lamparita encendida: Simplemente haciendo un click sobre la misma
el ayudante nos sugiere algo sobre el tema actual. Si el ayudante
nos quiere sugerir algo pero está minimizado, aparece
sobre el botón Ayudante de Office de la barra de
herramientas Estándar una pequeña
lamparita.
Barras de
herramientas
Las barras de herramientas permiten organizar los
comandos en
Microsoft Excel del modo que deseemos para que puedan buscarse y
utilizarse con rapidez. Por ejemplo, pueden agregarse o quitarse
menús y botones, crearse barras de herramientas
personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas. En las
versiones anteriores de Microsoft Excel, las barras de
herramientas únicamente contenían botones. Las
nuevas barras pueden contener botones, menús o una
combinación de ambos.
Cuando salimos de Microsoft Excel, los cambios que
realizamos en la barra de menúes y en las barras de
herramientas integradas, todas las barras de herramientas
personalizadas que se hayan creado y las barras de herramientas
que aparezcan en la pantalla se guardarán en un archivo de
configuración de las barras de herramientas en la carpeta
Windows. Este archivo de configuración se
guardará como nombreusario8.xlb, donde
nombreusario es el nombre de usuario en Windows o de
acceso a la red. Si el equipo no
está conectado a ninguna red o no se ha configurado
ningún mensaje de conexión, el archivo de
configuración se guardará como excel8.xlb.
La configuración de la barra de herramientas guardada en
este archivo se utilizará como valor predeterminado cada
vez que se iniciemos Microsoft
Excel. Si utilizamos con frecuencia un determinado conjunto
de barras de herramientas, podemos guardar la
configuración en un archivo de configuración de la
barra de herramientas independiente, de modo que no haya que
volver a mostrar y organizar las barras de herramientas cada
vez.
Las barras de herramientas que se creen o se
personalicen estarán disponibles en todos los libros del
sistema. Para asegurarnos que una barra de herramientas
personalizada esté disponible en un libro
determinado, podemos asignar la barra de herramientas al
libro.
Las barras de herramientas de Microsoft Excel son las
siguientes:
Barra de herramientas Barra de
menúes de la hoja: La barra de
menúes es una barra de herramientas especial situada en la
parte superior de la pantalla, que contiene menús como
Archivo, Edición y Ver. La barra de
menúes predeterminada contiene menúes y comandos
para trabajar con hojas de
cálculo. Si trabajamos con una hoja de gráfico
o un gráfico incrustado, aparecerá en su lugar la
barra de menúes de gráficos. Puede personalizar las
barras de menúes exactamente igual que cualquier barra
integrada; por ejemplo, puede agregar y mover botones y
menúes. Algunos comandos de menú tienen
imágenes junto a ellos, de modo que puede asociarse
rápidamente el comando con el botón de la barra de
herramientas correspondiente. Si deseamos ejecutar un comando con
más facilidad, podemos crear un botón en la barra
de herramientas, utilizando el cuadro de diálogo
Personalizar. La barra de menúes presenta los
siguientes menúes: Menú de control,
Archivo, Edición, Ver,
Insertar, Formato, Herramientas,
Datos, Ventana, ?. A esta barra de
herramientas la podemos ver en la figura 11.
Barra de herramientas
Estándar: Contiene los siguientes
botones: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar,
Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar, Copiar
formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra
de herramientas Web, Autosuma, Pegar función, Orden
ascendente, Orden descendente, Asistente para gráficos,
Mapa, Dibujo, Zoom,
Ayudante de Office. Esta barra de herramientas se encuentra
en la figura 12.
Barra de herramientas
Formato: Contiene los siguientes
íconos: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita,
Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la
derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual,
Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales,
Disminuir sangría, Aumentar sangría, Bordes,
Color de relleno,
Color de fuente. Esta barra de herramientas está en la
figura 13.
Barra de herramientas Cuadro de
controles: Contiene los siguientes
íconos: Modo Diseño,
Propiedades, Ver código,
Casilla de verificación, Cuadro de texto, Botón de
comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro
combinado, Botón de alternar, Control de
número, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen,
Más controles. La figura 14 muestra esta
barra de herramientas.
Aclaración: Hay barras de herramientas que poseen
en parte o en su totalidad los íconos inhabilitados; esto
se debe a los datos u objetos que están seleccionados en
el momento realizar las capturas de las pantallas para reproducir
en las figuras las barras de herramientas.
Barra de herramientas Datos
Externos: Contiene los siguientes íconos:
Modificar consulta, Propiedades del rango de datos,
Parámetros de la consulta, Actualizar datos, Cancelar
Actualizar, Actualizar todo, Actualizar estado. Se
puede ver esta barra de herramientas en la figura 15.
Barra de herramientas
Dibujo: Contiene los siguientes íconos:
Dibujo, Seleccionar objeto, Girar libremente, Autoformas,
Línea, Flecha, Rectángulo, Elipse, Cuadro de texto,
Insertar WordArt, Color de relleno, Color de línea, Color
de fuente, Estilo de línea, Tipo de línea, Estilo
de flecha, Sombra, 3D. A esta barra la podemos ver en la
figura 16.
Barra de herramientas
Formularios: Contiene los siguientes
íconos: Etiqueta, Cuadro de edición, Cuadro de grupo,
Botón, Casilla de verificación, Botón de
opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Crear cuadro
combinado de lista, Crear cuadro combinado desplegable, Barra de
desplazamiento, Control de número, Propiedades del
control, Modificar código, Alternar cuadrícula,
Ejecutar cuadro de diálogo. Podemos ver en la figura
17 a esta barra de herramientas.
Barra de herramientas
Gráfico: Contiene los siguientes
íconos: Objetos del gráfico, Formato del objeto
seleccionado, Tipo de gráfico, Leyenda, Tabla de datos,
Por filas, Por columnas, Texto en ángulo descendente,
Texto en ángulo ascendente. Vemos a esta barra de
herramientas en la figura 18.
Barra de herramientas
Imagen: Contiene los siguientes íconos:
Insertar imagen desde archivo, Control de imagen, Más
contraste, Menos contraste, Más brillo, Menos brillo,
Recortar, Estilo de línea, Formato de objeto, Definir
color transparente, Restablecer imagen. A esta barra de
herramientas la podemos ver en la figura 19.
Barra de herramientas
Revisión: Contiene los siguientes
íconos: Nuevo comentario, Comentario anterior,
Comentario siguiente, Mostrar comentario, Mostrar todos los
comentarios, Eliminar comentario, Crear una tarea de Microsoft
Outlook, Actualizar archivo, Enviar a destinatario de correo.
Podemos ver en la figura 20 a esta barra de
herramientas.
Barra de herramientas Tabla
dinámica: Contiene los siguientes
íconos: Tabla dinámica, Asistente para tablas
dinámicas, Campo de tabla dinámica, Mostrar
páginas, Desagrupar, Agrupar, Ocultar detalle, Mostrar
detalle, Actualizar datos, Seleccionar rótulo, Seleccionar
datos, Seleccionar datos y rótulo. En la figura 21
podemos ver a esta barra de herramientas.
Barra de herramientas Visual
Basic: Contiene los siguientes íconos:
Ejecutar macro, Grabar macro, Reanudar macro, Editor de Visual
Basic, Cuadro de controles, Modo Diseño. A esta barra
de herramientas la podemos ver en la figura 22.
Barra de herramientas
Web: Contiene los siguientes íconos:
Atrás, Adelante, Detener, Actualizar, Página de
inicio, Buscar en el Web, Favoritos, Ir, Mostrar sólo la
barra de herramientas Web, Dirección. Esta barra de herramientas
es la que está en la figura 23, y es semejante a la de un
navegador de Internet.
Barra de herramientas
WordArt: Contiene los siguientes íconos:
Insertar WordArt, Modificar texto, Galería de WordArt,
Formato de objeto, Forma de WordArt, Girar libremente, Mismo alto
de letras de WordArt, Texto vertical de WordArt,
Alineación de WordArt, Espacio entre caracteres de
WordArt. La figura 24 nos muestra esta barra de
herramientas.
Para agregar o quitar una barra de herramientas,
entramos al menú Ver, luego al submenú
Barras de herramientas, y a continuación hacemos un
click en la opción con el nombre de la barra de
herramientas que queremos agregar o quitar. A este submenú
podemos entrar también clickeando cualquier barra de
herramientas con el botón secundario.
El submenú Barras de herramientas
también presenta una opción llamada
Personalizar. Esta opción abre una caja de
diálogo con el mismo nombre, la cual posee tres fichas. Este
cuadro de diálogo lo podemos ver en la figura
25.
La primera ficha, llamada Barras de herramientas,
posee un cuadro de lista en el cual se alojan todos los nombres
de las barras de herramientas. En este cuadro de lista hay
más barras de herramientas que las que podemos encontrar
en el submenú Barras de herramientas.
También posee cinco botones referentes a las barras de
herramientas de Microsoft Excel.
Las barras de herramientas adicionales que podemos
encontrar en el cuadro de lista de la ficha Barras de
herramientas son las siguientes:
Barra de herramientas Barra de
menúes gráfico: Contiene las
siguientes opciones: Archivo, Edición, Ver, Insertar,
Formato, Herramientas, Datos, Ventana, ?. A esta barra de
herramientas la podemos encontrar en la figura 26. Es similar a
la barra de herramientas Barra de menúes de la
hoja.
Barra de herramientas Grabar
macro: Contiene los siguientes íconos:
Grabar macro, Referencia relativa. Podemos ver a esta
barra de herramientas en la figura 27.
Barra de herramientas
Auditoría: Contiene los siguientes
íconos: Rastrear precedentes, Quitar un nivel de
precedentes, Rastrear dependientes, Quitar un nivel de
dependientes, Quitar todas las flechas, Rastrear error, Nuevo
comentario, Rodear con un círculo datos no válidos,
Borrar círculos datos de validación. En la
figura 28 podemos ver a esta barra de herramientas.
Barra de herramientas Pantalla
completa: Contiene un solo ícono con su
mismo nombre. Podemos ver en la figura 29 a esta pequeña
barra de herramientas.
Barra de herramientas
Referencia circular: Contiene los siguientes
íconos: Explorar referencia circular, Rastrear
dependientes, Rastrear precedentes, Quitar todas las flechas.
Podemos ver a esta barra de herramientas en la figura
30.
Barra de herramientas Modo
Diseño: También contiene un solo
ícono, también con su nombre. La figura 31 nos
muestra esta barra de herramientas.
Barra de herramientas
Configuración de sombra: Contiene los
siguientes íconos: Activar o desactivar sombra, Empujar
sombra hacia arriba, Empujar sombra hacia abajo, Empujar sombra a
la izquierda, Empujar sombra a la derecha, Color de sombra.
Esta barra de herramientas la podemos encontrar en la figura
32.
Barra de herramientas
Configuración 3D: Contiene los siguientes
íconos: Activar o desactivar 3D, Inclinar hacia abajo,
Inclinar hacia arriba, Inclinar hacia la izquierda, Inclinar
hacia la derecha, Profundidad, Dirección, Iluminación, Superficie, Color 3D.
Podemos ver a esta barra de herramientas en la figura
33.
La segunda ficha de la caja de diálogo
llamada Personalizar es llamada Comandos y se
divide en tres partes: Categoría, Comandos y
Comando seleccionado. Podemos ver a la caja de
diálogo con esta ficha activa en la figura 34. A la
izquierda se encuentran todas las categorías de comandos,
y a la derecha todos los comandos de la categoría
seleccionada. En la parte de abajo hay dos botones:
Descripción y Modificar selección.
Descripción obviamente nos muestra la descripción del comando seleccionado, y
Modificar selección despliega un menú con
varias opciones para modificar la presentación del comando
seleccionado.
La tercera ficha de esta caja de diálogo se llama
Opciones y contiene sólo tres opciones:
Íconos
grandes: Esta casilla de verificación
aumenta o disminuye el tamaño de los botones de las barras
de herramientas.
Mostrar sugerencias en las barras de
herramientas: Si esta casilla está
seleccionada, cuando dejamos el puntero del mouse posicionado
sobre algún ícono, nos muestra el nombre del
mismo.
Animaciones de
menú: En esta lista desplegable hay
cuatro opciones, que son: Ninguna, Deslizar,
Desdoblar o Aleatoria.
Podemos ver a esta ficha en la figura
35.
Trabajo rutinario con los
archivos
ómo crear un nuevo
libro: Para crearlo, debemos entrar con un click
al menú Archivo y luego clickear la opción
Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo, el
que tiene dos fichas: General y Soluciones hoja de
cálculos. El cuadro de diálogo Nuevo
está en la figura 36. Simplemente clickeamos en
Aceptar y se creará un libro nuevo. Para no pasar
por este cuadro de diálogo, simplemente podemos hacer un
click en el botón Nuevo de la barra de herramientas
Estándar, o bien presionar
Ctrl+U.
Cómo abrir un libro de
Excel 97: Para hacerlo, entramos al menú
Archivo y luego hacemos un click sobre la opción
Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botón
Abrir de la barra de herramientas Estándar.
De cualquier forma aparecerá una caja de diálogo
denominada Abrir, la cual podemos ver en la figura 37. La
misma se divide en cinco partes: La primera, Buscar en,
descuelga una lista desplegable en la cual podemos seleccionar la
carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La segunda
contiene varios íconos útiles, como ser Subir un
nivel, Buscar en, Buscar en Favoritos,
Agregar a Favoritos, Lista, Detalles,
Propiedades, Vista previa, Comandos y
configuración. Estos íconos se dividen en
cuatro grupos. El
botón Subir un nivel es el único que
contiene en el primer grupo, y se utiliza para subir un nivel de
carpetas. El segundo grupo contiene los próximos tres
íconos y son utilizados para buscar en la
Web.
Los próximos cuatro botones
están en el tercer grupo y son
utilizados para la visualización de los archivos que
contiene la carpeta actual. El último ícono,
Comandos y configuración, representa al cuarto
grupo y despliega un menú con diversas opciones acerca del
tema. La parte central del cuadro de diálogo se utiliza
para seleccionar el archivo a abrir, y también para entrar
a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres
botones, que son Aceptar (abre el archivo),
Cancelar (cierra la caja de diálogo y cancela la
apertura del arhivo), y Avanzada, que se utiliza para la
búsqueda avanzada de archivos. La parte inferior de la
caja de diálogo Abrir también se utiliza
para la búsqueda de archivos. Para ir a esta caja de
diálogo también podemos presionar la
combinación de teclas Ctrl+A.
Cómo cerrar un
libro: Para hacerlo simplemente vamos a la
opción Cerrar ubicada en el menú
Archivo.
Cómo guardar un
libro: Si el archivo ya tiene un nombre, y
deseamos reemplazarlo, simplemente vamos al menú
Archivo y clickeamos la opción Guardar, o
bien hacemos un click sobre el botón Guardar de la
barra de herramientas Estándar. Si el libro no
tiene nombre o no deseamos sobreescribir el libro existente,
podemos ir a la opción Guardar como del menú
Archivo, la cual presenta una caja de diálogo
llamada Guardar como. Si el documento no tiene nombre pero
igualmente vamos a la opción Guardar,
también aparece el cuadro de diálogo Guardar
como. Este cuadro de diálogo es muy parecido al de
Abrir.
La única diferencia que posee es que no tiene las
opciones de búsqueda de archivos. Para entrar a esta caja
de diálogo también podemos presionar Ctrl+G.
Esta caja de diálogo la podemos ver en la figura 38. Si
deseamos guardar un libro como una página Web, simplemente
vamos al menú Archivo y clickeamos la opción
Guardar como HTML. Aparecerá entonces un asistente
que nos ayudará a hacerlo.
Otras opciones acerca del libro
actual
ómo especificar opciones
acerca de la página: Para hacerlo, vamos
al menú Archivo y clickeamos la opción
Configurar página. Aparecerá un cuadro de
diálogo con cuatro fichas: Página,
Márgenes, Encabezado y pie de página,
y Hoja. Podemos ver estas cuatro fichas en las figuras 39
a 42 respectivamente.
Cómo establecer el
área de impresión: En el
menú Archivo hay un submenú llamado
Área de impresión. Si lo seleccionamos
apoyando el puntero, éste se despliega, con dos opciones
referentes al área de impresión de Excel
97.
Cómo visualizar un libro en
Vista preliminar: Para hacerlo, clickeamos la
opción Vista preliminar, la que está ubicada
dentro del menú Archivo. Cuando lo hacemos, se abre
una ventana en la cual se ve cómo va a quedar la hoja
seleccionada antes de imprimirse. Sobre esta vista se ubican
varios botones, como ser: Siguiente, Anterior,
Zoom, Imprimir, Configurar,
Márgenes, Saltos de página, Cerrar y
Ayuda. Para entrar a la Vista preliminar del libro
actual, hacemos un click sobre el botón Vista
preliminar de la barra de herramientas
Estándar.
Cómo imprimir un libro sin
pasar por la Vista
preliminar:
Para ver la caja de diálogo Imprimir,
vamos al menú Archivo y clickeamos la opción
Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:
Impresora, en la cual podemos especificar la impresora en
la que vamos a imprimir el libro; Intervalo de
páginas e Imprimir, en las que podemos decirle
a Excel qué es lo que queremos imprimir, por ejemplo,
varias páginas consecutivas o no consecutivas, una
selección, el libro entero, etc.; Copias, donde
podemos especificar la cantidad de copias que deseamos imprimir.
La parte inferior de la caja posee tres botones: Aceptar
(que imprime lo especificado), Cancelar (que cancela la
orden de impresión y cierra el cuadro de diálogo) y
Vista previa, que entra automáticamente a la
Vista preliminar. Para entrar a la caja de diálogo
Imprimir también podemos hacer un click en el
ícono Imprimir de la barra de herramientas
Estándar o presionar Ctrl+P.
Cómo enviar un libro por
correo electrónico y otras opciones: Para
hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el
submenú Enviar a.
Cómo ver las propiedades del
libro actual: Simplemente vamos a la
opción Propiedades que se encuentra en el
menú Archivo. Esta caja de diálogo que se
abre se divide en 5 fichas: General, Resumen,
Estadísticas, Contenido y
Personalizar.
Trabajo con la ventana de Excel
97
Para trabajar con el tamaño y
posición de la ventana de Excel 97 (obviamente poseyendo
Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de
control.
Maximizar la ventana de Excel
97: Para hacerlo presionamos el botón
Maximizar de la barra de título del Excel o bien,
en el menú de control clickeamos la opción
Maximizar.
Minimizar la ventana de
Excel 97: Para hacerlo presionamos el
botón Minimizar de la barra de título del
Excel o bien, en el menú de control clickeamos la
opción Minimizar.
Restaurar el tamaño de la
ventana de Excel 97: Para hacerlo presionamos el
botón Restaurar de la barra de título
(éste aparece sólo si la ventana está
maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la
opción Restaurar.
Mover la ventana de Excel
97: Esta operación la podemos realizar
sólo si la ventana está en un tamaño medio,
o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and
drop (este método ya fue explicado) sobre la barra de
título del Excel, o bien, elegimos la opción
Mover del menú de control, y lo podemos hacer
utilizando el teclado.
Cambiar el tamaño de la
ventana de Excel 97: Para hacerlo hacemos un
drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de
Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la
opción Tamaño. Esto también
sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel
está en el tamaño Restaurado.
Cambiar entre las distintas
aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos
presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos
con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las
teclas.
Cerrar el Excel 97:
Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el
menú de control, clickeamos la opción
Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas
Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la
opción Salir. 4- Clickeamos el botón
Cerrar que está en la barra de título del
Excel 97. De cualquier manera, si los libros abiertos no
están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros
de información.
Los botones Maximizar, Minimizar,
Restaurar y Cerrar que están en la barra de
título se ven en la figura 43.
Cuando de hacer se
trata…
Excel 97 al igual que las demás
aplicaciones de Office 97 posee tres herramientas muy
útiles llamadas Deshacer, Rehacer y
Repetir.
Deshacer: Cuando
hacemos una operación, y luego nos damos cuenta que nos
equivocamos, la podemos deshacer. Lo hacemos yendo al menú
Edición y seleccionando Deshacer xxx, donde
xxx es la última acción
que hicimos, o sea, la que queremos deshacer. Para deshacer
más rápidamente la última acción
hecha, podemos presionar Ctrl+Z o bien clickear el
botón Deshacer de la barra de herramientas
Estándar. Este botón posee a su derecha una
flecha. Si la presionamos, se despliega un menú el cual
contiene todas las acciones
realizadas desde el momento de abrir el libro actual, las
más recientes primero. Si seleccionamos con el mouse (se
seleccionan sólo con su movimiento)
las acciones que queremos deshacer, podemos deshacer varias en
una vez.
Rehacer: Si hemos
deshecho una acción y luego nos damos cuenta que estaba
bien, la podemos rehacer. Lo hacemos yendo al menú
Edición y luego clickeando la opción
Rehacer xxx (donde xxx es la última
acción que deshicimos, o sea, la que queremos rehacer).
Para rehacer más rápidamente la última
acción deshecha, podemos presionar Ctrl+Y o bien
clickear el botón Rehacer de la barra de
herramientas Estándar. Este botón
también posee una flecha a su derecha. Si lo presionamos,
se despliega un menú el cual contiene todas las
operaciones deshechas (que la primera es la última que
deshicimos y la última es la última). Si
seleccionamos sólo con el movimiento del mouse las
acciones que queremos rehacer, podemos rehacer varias de una
vez.
Repetir: Si hemos
entrado a una opción, como por ejemplo, Vista
preliminar, y deseamos volver a hacerlo, no tenemos
habilitada la opción Rehacer porque entrar a la
Vista preliminar no es deshacer una acción. En
estas condiciones, si entramos al menú
Edición, vemos que debajo de la opción
Deshacer xxx (donde xxx es la penúltima
operación realizada, o sea, la última hecha antes
de entrar a la Vista preliminar), está la
opción Repetir xxx (donde xxx es en este
caso Vista preliminar), y no Rehacer como
antes.
Portapapeles
Para poder trabajar con datos y objetos primero
tenemos que conocer un concepto
fundamental en todo el entorno de Windows: El
Portapapeles. Cada objeto que le damos la orden de copiar,
se copia al portapapeles. El portapapeles es una diminuta
porción de la memoria
RAM que el
sistema operativo Windows 95 le asigna al portapapeles, o sea, el
último objeto que copiamos queda almacenado ahí
hasta que se elimine de la memoria RAM,
generalmente apagando o reiniciando la PC, o bien hasta que se
copie otro objeto o dato.
Cómo duplicar un
objeto:
Para hacerlo, primero debemos copiar el objeto o dato al
portapapeles. Lo hacemos yendo al menú
Edición y seleccionando Copiar, presionando
Ctrl+C o bien presionando el botón Copiar
que se aloja en la barra de herramientas Estándar.
Luego pegamos el objeto todas las veces que queremos yendo a
Edición y clickeando Pegar, presionando
Ctrl+V o presionando el botón Pegar de la
barra de herramientas Estándar.
Cómo cortar un
objeto: Si deseamos copiar un objeto al
portapapeles pero eliminarlo de la hoja actual, presionamos
Ctrl+X, clickeamos el botón Cortar de la
barra de herramientas Estándar o vamos al
menú Edición y elegimos
Cortar.
Pegar sin
pegamento
Si tenemos un documento en Word, por ejemplo, y
deseamos copiarlo y pegarlo en una hoja de un libro de Excel pero
queremos que cada vez que se modifique el documento original, lo
pegamos con el Pegado especial. Para hacer esto, copiamos el
objeto desde el programa de origen, por ejemplo, Word, y luego en
el Excel 97 vamos al menú Edición y elegimos
Pegado especial. Luego elegimos el botón de
opción Pegar vínculo y
automáticamente queda vinculado el archivo u objeto de
origen con el que está pegado en Excel. La caja de
diálogo que aparece la vemos en la figura
44.
Más
barras
En Excel existen dos barras más pero que no
son barras de herramientas: Son la Barra de estado y la
Barra de fórmulas. Las podemos observar
respectivamente en las figuras 45 y 46.
La barra de estado nos muestra
información acerca de la tarea que estamos realizando o
que debemos realizar. La podemos hacer visible o invisible
mediante la opción Barra de estado que se encuentra
en el menú Ver.
La barra de fórmulas es el lugar
donde debemos escribir las fórmulas (aunque también
podemos ingresar textos), y la activamos o desactivamos yendo al
menú Ver y haciendo un click en la opción
Barra de fórmulas.
Zoom
Modificar el factor de zoom del libro activo del
libro actual de Excel 97, alejándolo o acercándolo,
es una buena opción para este tipo de problemas. Lo
hacemos desde el menú Ver, eligiendo la
opción Zoom. A continuación especificamos el factor
en porcentaje y luego clickeamos Aceptar. Podemos ver este
cuadro de diálogo que aparece en la figura 47. Para
modificar rápidamente el zoom del libro actual, podemos
también utilizar el cuadro de lista desplegable llamado
Zoom que se encuentra en la barra de herramientas
Estándar.
Varias opciones
útiles
Para aplicar un color de fondo a un rango o a una
celda, simplemente lo seleccionamos de las maneras conocidas y
luego hacemos un click sobre el botón Color de
relleno de la barra de herramientas Formato. Para
elegir el color a usar, clickeamos la pequeña flechita que
está a su derecha y luego, en el menú desplegable
que aparece, elegimos el color deseado.
Para aplicar un color a un texto, lo seleccionamos
y luego hacemos un click sobre el botón Color de
fuente de la barra de herramientas Formato. Si
deseamos utilizar otro color que el actual, clickeamos
también en la flechita que se encuentra a la derecha de
este ícono y a continuación elegimos el
color.
Para adecuar el tamaño de las celdas,
sólo hay que situar el puntero entre los títulos de
columnas, y en ese instante hacer un drag and drop. Para definir
automáticamente el ancho de una columna, hacemos un doble
click sobre la derecha del título de columna que deseamos
variar.
Para ordenar valores en Excel 97, simplemente,
luego de seleccionar los datos a ordenar, vamos al menú
Datos y clickeamos Ordenar. En el cuadro de
diálogo que aparece (figura 48), seleccionamos las
opciones a nuestro gusto y luego clickeamos Aceptar. Para
ordenar rápidamente en orden ascendente o descendente
varios datos, los seleccionamos y luego clickeamos los botones
Orden ascendente u Orden descendente para hacerlo.
Los mismos se encuentran en la barra de herramientas
Estándar.
Tips
Excel 97 posee dos pequeños tips con
respecto a su antecesor: El autocompletar y el
autorrellenado.
Si en una celda escribimos un texto y seguimos
escribiendo varios textos en las filas o columnas siguientes, si
escribimos la primer letra de un texto que ya existe Excel nos
completa la celda con ese texto, aunque lo podemos modificar.
Esto se denomina Autocompletar.
El autorrellenado, por su parte, se utiliza
generalmente para números, aunque es también
utilizado para textos. Si en una celda escribimos un
número, por ejemplo 10,25, y luego situamos el
puntero del mouse sobre el pequeño cuadrado que aparece en
el ángulo inferior derecho de la celda activa y hacemos un
drag and drop hacia abajo o hacia la derecha (a veces es posible
hacerlo hacia ambos lados), Excel automáticamente nos
inserta en todo el rango "seleccionado" (en realidad no
está seleccionado de las maneras conocidas) el
número escrito, en este caso, 10,25. Lo mismo con
los textos. Pero ésta no es la única función
de Autorrellenado. Si en una celda escribimos 10 y
en la de abajo 11, luego seleccionamos ese rango, y a
continuación hacemos un drag and drop desde el punto de
autorrellenado hacia abajo varias filas, vemos que Excel nos
autorrellenó las celdas, pero sumándole 1 por cada
una, o sea, 10, 11, 12, 13 y así
sucesivamente. Podemos hacer lo mismo restándole
números o dividiendo o multiplicando el rango por otro
número. Otra función muy útil que posee el
Autorrellenado es, por ejemplo, si en la celda B2
escribimos Lunes, luego la seleccionamos y aplicamos el
Autorrellenar mediante el drag and drop hacia la derecha
(lo podemos hacer en una fila en vez de hacerlo en una columna),
Excel 97 automáticamente nos completa el rango
seleccionado con todos los días de la semana. Podemos
hacerlo también con los meses del año. El
Autorrellenado también se puede utilizar para las
fórmulas. Por ejemplo, si en la celda D4 escribimos
=E4–B4 (esto ya lo veremos en la parte de
fórmulas) y luego aplicamos el autorrellenado
mediante el drag and drop hacia abajo, en la celda D5
queda la fórmula =E5–B5, en la celda
D6 nos queda la fórmula =E6–C6 y
así sucesivamente.
Basta de
introducción
La barra de fórmulas se utiliza para
introducir en ella manualmente las fórmulas para cada
celda. El primer paso es pulsar sobre el signo =. Al
hacerlo se activarán en la barra dos íconos.
Pulsando sobre la cruz roja se cancelará la
ejecución de la fórmula, y hacerlo equivale a
presionar Esc. Si presionamos el botón con una
tilde verde se confirmará la introducción de la fórmula, o sea,
es lo mismo que presionar la tecla
Intro.
También se activa a la izquierda de la
barra de fórmulas una pequeña lista desplegable.
Descolgando sus opciones, encontramos varias funciones o
fórmulas (las más utilizadas). Luego de hacer un
click sobre la opción (elegir una función), aparece
una ventana flotante en la cual podemos especificar opciones
acerca de la función seleccionada. En la figura 49 podemos
ver la ventana flotante que aparece al elegir la función
Promedio.
Esta ventana es distinta para todas las funciones
pero sin embargo posee varias características en
común con las de las otras funciones. Por ejemplo, el
botón Ver sólo cuadro de texto nos elimina
la ventana de la pantalla y sólo nos deja el cuadro de
texto, para poder ingresar los valores correspondientes con una
mejor visualización. Si lo deseamos, cuando estamos
ubicados en un cuadro de texto (estando en el modo Ver
sólo cuadro de texto o no), podemos hacer un click
sobre una celda de la planilla de cálculos y
aparecerá en el cuadro de texto su nombre. Luego de
terminar de introducir los datos correspondientes a la
función seleccionada, hacemos un click en Aceptar
para ver el resultado de la fórmula en la celda
seleccionada y terminar la función o en Cancelar
para cancelar la función.
En la tabla siguiente podemos ver la lista
completa de todas las funciones que nos provee el Excel
97:
Para ver la tabla seleccione la
opción "Descargar" del menu superior.
La memoria
ayuda
Aunque es muy útil utilizar el cuadro de lista
desplegable que se encuentra a la izquierda de la barra de
fórmulas, a veces que conviene acordarse del nombre de
cada función. Por ejemplo, acordarse de
=SUMA(ab:cd), es
muy útil para la suma de datos, donde ab:cd es el
rango a sumar. Igualmente, para pegar una de las tantas funciones
que posee Excel 97, podemos presionar el ícono Pegar
función de la barra de herramientas
Estándar, donde aparecerá un cuadro de
diálogo el cual nos muestra en su sector inferior la
característica de la función seleccionada
más arriba. Este cuadro de diálogo lo podemos ver
en la figura 50.
Referencias de celda relativas
y absolutas
Una referencia de celda es un conjunto de
coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo.
Por ejemplo, la referencia de celda que aparece en la
intersección de la columna B y la fila 3 es
B3.
Una referencia absoluta de celda, en una
fórmula, especifica la dirección exacta de una
celda, independientemente de la posición de la celda que
contiene la fórmula. Una referencia absoluta tiene la
forma $A$1, $B$1, etc.
Una referencia relativa de celda, es una
referencia de celda, como A1, que indica a Microsoft Excel
cómo buscar otra celda a partir de la que contiene la
fórmula. Utilizar una referencia relativa es como dar
instrucciones acerca de cómo ir a un lugar desde un punto
de partida (por ejemplo, "suba por esta calle y, pasada la
segunda calle, gire a la derecha").
Sobre gustos no hay nada
escrito
Para cambiar el formato de la celda o rango
seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú
Formato y elegir la opción Celdas.
Aparecerá un cuadro de diálogo llamado
Formato de celdas, el cual posee seis
fichas:
Número: La
vemos en la figura 51. Se utiliza generalmente para especificar
el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden
ser: General, Número, Moneda,
Contabilidad, Fecha, Hora,
Porcentaje, Fracción,
Científica, Texto, Especial o
Perzonalizada.
Alineación: Obviamente posee
opciones referentes a la alineación de los datos
ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.
Podemos ver al cuadro de diálogo con esta ficha activa en
la figura 52.
Fuente: En
esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en
que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el
estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de
subrayado, el color y varios efectos más. También
podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de
lo que estamos haciendo. Podemos ver a esta ficha en la figura
53. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los
podemos encontrar en la barra de herramientas
Formato.
Bordes: Se
utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos
los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.
La figura 54 nos muestra la ficha Bordes.
Tramas: Se
utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado
(generalmente un color). Podemos ver a esta ficha en la figura
55.
Proteger: Posee unas
opciones con respecto a la protección del rango o celda
seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos. Podemos
ver el cuadro de diálogo Formato de celda con esta
ficha activa en la figura 56.
A este cuadro de diálogo podemos acceder
también presionando la combinación de teclas
Ctrl+1.
Buscar, reemplazar e ir a una
celda
Para buscar un dato, simplemente vamos al
menú Edición y clickeamos Buscar, o
simplemente presionamos Ctrl+B. De cualquier forma
aparecerá una caja de diálogo llamada
Buscar, la cual la podemos ver en la figura 57. En
ésta debemos ingresar cuál es la palabra o dato que
deseamos buscar, luego de establecer toda una serie de opciones
que se encuentran en el sector inferior del
mismo.
Para buscar un dato y reemplazarlo por otro, vamos al
menú Edición y elegimos la opción
Reemplazar, o bien presionamos Ctrl+L.
Aparecerá un cuadro de diálogo denominado
Reemplazar, que es muy parecido al de Buscar. El
mismo lo podemos ver en la figura 58. Debemos ingresar
cuál es el dato que queremos buscar y debajo, por
cuál otro lo queremos reemplazar. Luego definimos las
opciones inferiores y a continuación presionamos
Aceptar.
Para ir a una celda del libro, simplemente vamos
al menú Edición y clickeamos Ir a, o
bien presionamos la combinación de teclas Ctrl+I.
Aparecerá un sencillo cuadro de diálogo, el cual se
ve en la figura 59. En el cuadro de texto inferior, debemos
escribir cuál es la celda a la que deseamos ir, por
ejemplo, H47. Si deseamos posicionarnos en una celda que
está en otra hoja del libro actual, simplemente en el
lugar que debemos escribir la celda, escribimos el nombre de la
hoja en la cual está la celda a la que deseamos ir, luego
un signo de cierre de exclamación y a continuación
la celda; por ejemplo, Hoja2!H20. A esto se lo denomina
fórmula tridimensional.
Cuando las planillas son
demasiado grandes…
Si introducimos una gran cantidad de datos en una
hoja, ésta aumentará progresivamente su
tamaño y la búsqueda de una celda concreta
resultará enormemente difícil. Para solucionar este
problema, Excel proporciona dos herramientas: la división
de ventanas y la inmovilización de los
paneles.
Dividir: La
opción Dividir, alojada en el menú
Ventana, permite segmentar una ventana en diversos
paneles. Esto facilitará mucho el trabajo en ella,
especialmente si se está operando con una planilla que,
por contener gran cantidad de datos, no puede visualizarse
completamente en pantalla. Una vez que se haya ejecutado el
comando Dividir, la ventana se segmentará en cuatro
partes, cada una de las cuales corresponderá a un
área distinta de la misma planilla. Para variar el
tamaño de los paneles creados, simplemente hacemos un drag
and drop sobre sus separadores. También podemos segmentar
la ventana arrastrando las pequeñas línea que
aparecen ubicadas al lado de cada una de las barras de
desplazamiento.
Inmovilizar paneles:
Otro recurso que ofrece Excel 97 para trabajar con planillas de
grandes dimensiones es mantener siempre activa una zona concreta
del libro, por ejemplo, los títulos de cada columna o de
cada fila (los títulos asignados por nosotros, no los
nombres de columnas y de filas del Excel). Para hacerlo, nos
posicionamos sobre el ángulo inferior derecho de la
intersección de las filas y columnas a inmovilizar, y
luego clickeamos la opción Inmovilizar paneles del
menú Ventana.
Mejor con un
gráfico
Cuando se acumula mucha información en una
misma planilla resulta extremadamente difícil obtener una
idea clara de cómo se relacionan los datos. Las tablas de
Excel son muy prácticas para operar, pero cuando se
agolpan los números en la pantalla y se requiere tener una
idea global de su significado, la mejor manera de presentar los
datos es a través de un gráfico.
Los gráficos suelen estar formados por
diversos elementos independientes –un título, una
leyenda, etc.-, los cuales no necesariamente han de tener la
misma posición, ni el mismo color, ni el mismo
tamaño. Para cambiar el aspecto de un elemento
gráfico, podemos hacer click sobre éste con el
botón secundario del mouse y aparecerá un
menú contextual que contiene las diversas opciones de
edición existentes para el elemento
seleccionado.
En la figura 60 podemos ver un gráfico
estadístico con la explicación de todos sus
elementos.
Cómo crear un
gráfico
Excel dispone de un asistente, como es "ley" en Office,
que nos guiará paso a paso en la creación de
gráficos. Para iniciar una sesión de trabajo con
él, simplemente hacemos un click sobre el ícono de
la barra de herramientas llamado Asistentes para
gráficos. Aparecerá un cuadro de diálogo
donde podemos (en el paso 1 de 4) elegir el tipo de
gráfico. Antes de empezar, no obstante, es preferible
seleccionar las columnas cuyos datos deseamos que aparezcan en el
gráfico, aunque esta operación también la
podemos realizar durante el proceso. En
este cuadro de diálogo (que contiene dos fichas: Tipos
estándar y Tipos personalizados), hay que
elegir el tipo de gráfico y, luego de hacerlo, elegir a la
derecha el subtipo de gráfico que queremos emplear. En la
ficha Tipos personalizados se podrán seleccionar
modelos a
nuestro gusto. Podemos ver el paso 1 de 4 en la figura 61. A
continuación, presionamos el botón
Siguiente.
Luego de hacer esto, pasamos al paso 2 de 4,
el
cual contiene dos fichas también: Rango
de datos y Serie. En este paso hay que seleccionar el
rango de los datos. Esta ventana nos aparece sólo si no lo
hicimos antes de iniciar el Asistente para
gráficos. Para hacerlo debemos escribir el rango en el
cuadro de texto Rango de datos. A este paso lo podemos ver
en la figura 62. Luego presionamos
Siguiente.
Con esto pasamos al paso 3 de 4, el cual contiene
seis fichas, que son: Títulos, Eje,
Líneas de división, Leyenda,
Rótulo y Tabla de datos. Observando,
analizando y completando todas estas opciones podemos llegar a
realizar un muy vistoso gráfico. Podemos ver el cuadro de
diálogo que aparece al entrar al paso 3 en la figura
63.
Presionando Siguiente, llegamos al paso 4
de 4. La figura 64 nos representa a este cuadro de
diálogo. En el mismo podemos seleccionar si el
gráfico lo queremos en una hoja nueva del libro actual o
bien como un objeto en una hoja existente. Para concluir con el
proceso de creación del gráfico, presionamos el
botón Terminar.
Si hemos seleccionado Como objeto nuevo en,
y luego deseamos mover o cambiarle el tamaño al
gráfico, simplemente debemos hacer un drag and drop sobre
el mismo o sobre los "puntos de agarre",
respectivamente.
Excel contiene una gran variedad de modelos de
gráficos para aplicar a nuestras creaciones: burbujas,
barras, columnas, cotizaciones, superficies, etc. En total hay 14
formatos distintos y, dentro de cada uno de ellos, diferentes
versiones, algunas en dos dimensiones –imágenes
planas- y otras en tres.
Excel y la World Wide
Web
Podemos vincular cualquier dato u objeto de Excel
97 a cualquier página Web o incluso a cualquier archivo
alojado en el disco rígido. Para hacerlo, seleccionamos la
celda, rango o gráfico al cual queremos vincularle la
página Web, y luego vamos al menú Insertar y
elegimos la opción Hipervínculo. Lo podemos
hacer también presionando el botón Insertar
hipervínculo de la barra de herramientas
Estándar o presionando la combinación de
teclas Ctrl+Alt+K. Utilizando cualquiera de los tres
métodos
aparecerá una caja de diálogo, la cual podemos
verla en la figura 65. Es posible que antes de la
aparición de esta caja de diálogo el ayudante de
Excel nos recomiende que guardemos el libro antes de vincular el
objeto seleccionado.
El cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo se divide en dos partes. En el primer
cuadro de texto debemos insertar la ruta completa a la
página Web que queremos insertar, ya sea utilizando el
disco rígido o utilizando la World Wide
Web. Por ejemplo, para vincular el objeto seleccionado a un
archivo de Word, escribimos en el primer cuadro de texto
C:Mis documentosPrueba.doc. Si deseamos vincular el
objeto a una página Web que deseamos sacar de Internet,
escribimos su ruta completa, por ejemplo
http://www.yahoo.com. Si desconocemos la dirección
Web o la ruta del archivo que está en nuestro disco
rígido, podemos utilizar el botón
Examinar.
La segunda parte del cuadro de diálogo no
es utilizada frecuentemente pero se usa para especificar
concretamente a qué parte del archivo o página Web
hace referencia el objeto que estamos
vinculando.
Luego de hacerlo, el dato u objeto queda vinculado
y con un simple click sobre él aparece la barra de
herramientas Web y, si la página Web a la que está
vinculada el mismo (esto no sucede con los archivos locales) no
está en el caché temporario de Internet, se conecta
automáticamente y aparece el navegador predeterminado en
pantalla con la página cargada.
Comentarios
Es una opción muy útil que se
utiliza casi siempre en el caso de que varias personas utilicen
una misma planilla de cálculos (un mismo libro) y no
puedan verse para decirse las cosas. Son unas notas
electrónicas –llamadas en Excel Comentarios–
que pueden avisar la existencia de modificaciones o correcciones
en los datos. Cada comentario aparecerá con el nombre de
la persona que lo
haya realizado y con el texto que introdujo.
Para incluir un comentario en una celda,
simplemente debemos hacer un click sobre la opción
Comentario incluida en el menú Insertar,
luego de haber seleccionado la celda a la cual se lo vamos a
insertar, o bien hacemos un click con el botón secundario
del mouse sobre la celda a la cual le queremos insertar el
comentario y clickeamos la opción Insertar
comentario. Aparecerá un pequeño cuadro de
texto en el que podremos incluir el comentario.
Las celdas que tienen comentario presentan en su
ángulo superior derecho una diminuta punta de flecha roja.
Si nos posicionamos sobre cualquier parte de la celda con el
puntero del mouse, aparecerá en unos segundos el
comentario. Para eliminar un comentario, simplemente clickeamos
con el botón secundario del mouse la celda a la cual se lo
queremos eliminar y a continuación elegimos la
opción Eliminar comentario.
Podemos ver un comentario en la figura
66.
Opciones acerca de las
hojas
Para cambiarle el nombre a una hoja de un libro de
Excel, simplemente hacemos un doble click sobre la solapa
correspondiente, luego escribimos el nuevo nombre y presionamos
Enter. También podemos optar por darle un click con
el botón secundario del mouse sobre la solapa y clickear
la opción Cambiar nombre.
Para eliminar una hoja, simplemente desplegamos el
menú contextual con el botón secundario del mouse
sobre su solapa, y elegimos Eliminar. Aparecerá un
cuadro de información (puede ser que nos lo diga el
ayudante de Excel) avisándonos que las hojas seleccionadas
se eliminarán permanentemente.
Para mover de lugar una hoja o copiarla, hacemos
un click sobre su solapa con el botón secundario del mouse
y elegimos Mover o copiar. En el cuadro de diálogo
que aparece (figura 67), seleccionamos (parte superior) a
qué libro la deseamos mover o copiar, y (en la parte
central) antes de qué hoja. Si chequeamos la casilla de
verificación Crear una copia, duplicamos la hoja,
sino, simplemente la movemos de lugar.
Para insertar una nueva hoja, clickeamos la
opción Hoja de cálculos del menú
Insertar.
Una imagen vale más que
mil palabras
Para insertar una imagen desde un archivo, vamos al
menú Insertar, desplegamos el submenú
Imagen y elegimos la opción Desde archivo.
Aparecerá una caja de diálogo similar a la de abrir
un libro, pero con una única diferencia: Ésta posee
una vista preliminar.
Para insertar una imagen prediseñada desde el CD
de Microsoft Office 97, hacemos como lo hacemos en todas las
aplicaciones de Office 97: Desplegamos el submenú
Imagen que se encuentra dentro del menú
Insertar y elegimos la opción Imágenes
prediseñadas. Luego de unos segundos (es posible que
nos avise que para obtener más imágenes
prediseñadas debemos insertar el CD de Office 97),
aparecerá una caja de diálogo denominada
Galería de imágenes x.x de Microsoft (donde
x.x es la versión) (que podemos ver en la figura
68), con cuatro fichas: Prediseñada, Imagen,
Sonido y Vídeo. En la ficha
Prediseñada se encuentran dibujos
simples. En la ficha Imagen hay imágenes realmente
interesantes para insertar en la hoja de cálculos. En las
fichas Sonido y Vídeo hay obviamente sonidos
y vídeos (archivos .WAV y .MID para sonido, y
.AVI para vídeo), pero no son muy frecuentemente
utilizados ya que al imprimir esta hoja de cálculos con
sonidos insertados sólo se imprimirá el
ícono del mismo, y para los archivos de vídeo se
imprimirá el primer cuadro. Éstas dos fichas se
utilizan cuando deseamos exportar un libro de Excel como un
documento HTML.
Para insertar una autoforma, vamos al menú
Insertar, desplegamos el submenú Imagen y a
continuación elegimos Autoformas. A
continuación aparece la barra de herramientas
Autoformas.
Para insertar un organigrama,
vamos al menú Insertar y elegimos la opción
Organigrama, la que se encuentra dentro del submenú
Imagen. A continuación se abre el programa
Microsoft Organization Chart (común en todas las
aplicaciones Office) en donde podemos crear el
organigrama.
Para insertar un WordArt, simplemente
elegimos la opción WordArt que está alojada
en Imagen, submenú que se encuentra dentro del
menú Insertar. Luego de hacer esto aparece un
cuadro de diálogo (figura 69) en el cual debemos
especificar el tipo de WordArt prediseñado que
más se asemeja al que deseamos realizar. Haciendo un doble
click en el mismo o bien un click y otro en Aceptar, se
renueva la caja de diálogo y aparece dentro de ella un
cuadro de texto en el que debemos escribir el texto deseado para
el WordArt. También podemos configurar el
tamaño y la fuente. Hacemos un click en Aceptar y
aparece en la hoja de cálculos el WordArt
terminado.
Para digitalizar (escanear) una imagen e
insertarla en una hoja de Excel, simplemente vamos al menú
Insertar, seleccionamos Imagen y luego clickeamos
la opción Desde escáner. Aparece el programa
de nuestro escáner y,
luego de escanear la imagen, aparece la misma en el Photo
Editor. En estas condiciones debemos hacer un click sobre
Archivo y elegir la opción Salir y volver a
xxx (donde xxx es el nombre del libro al cual se le va
a insertar la imagen recién
digitalizada).
Para crear un mapa, simplemente elegimos la
opción Mapa del menú Insertar, luego
hacemos un click sobre cualquier parte de la hoja y, en el cuadro
de diálogo llamado Imposible crear el mapa que
aparece, que vemos en la figura 70, seleccionamos sobre
qué lugares del mundo queremos crear el
mapa.
Trabajo con
macros
Las macros son
utilizadas para repetir una acción que utilizamos
frecuentemente simplemente clickeando un botón de la barra
de herramientas, eligiendo una opción de un menú o
presionando una combinación de teclas. Todas las
operaciones que podemos realizar en referencia a los macros las
encontramos en el submenú Macro del menú
Herramientas.
Más ayuda por
favor
Para ver el contenido y el índice de la
ayuda completa de Excel 97, vamos al menú ? y
hacemos un click sobre la opción Contenido e
índice. Aparece entonces la caja de diálogo que
vemos en la figura 71, que posee tres fichas, mediante las cuales
podemos obtener la ayuda específica de lo que queremos
averiguar.
Si deseamos saber rápidamente para
qué sirve un botón o una parte de la pantalla de
Excel, presionamos Shift+F1 o elegimos la opción
¿Qué es esto? del menú ? y a
continuación hacemos un click sobre el
botón.
Si poseemos una cuenta de Internet y deseamos
saber más acerca de Microsoft Excel, podemos utilizar el
submenú Microsoft en el Web que se encuentra en el
menú ?.
La opción Ayuda de Lotus 1-2-3 del
menú ? es muy utilizada por los usuarios antiguos
de Lotus 1-2-3.
La última opción del menú
? es Acerca de Microsoft Excel y si la clickeamos
nos aparece un cuadro de diálogo el cual nos proporciona
información acerca de los números de
versión, créditos, hardware y software instalado,
etc.
Datos del
autor
Nombre: Alvaro G.
Ghisolfo
Edad: 16 años
Nacido en: Lanús, Buenos Aires,
Argentina
Fecha de creación: Abril de
1998
Creado para: Asignatura "Informática", 3° año industrial
(J.F.K.)
Categoría para Monografias.com:
Internet y computación
Correo electrónico:
Sitio Web: Punto y coma ()